O Fluxograma de Processo é uma das Ferramentas da Qualidade mais essenciais que existem. Esse assunto é tão importante que fizemos um mega artigo sobre ele, com vídeos, imagens e tudo que você precisa saber para aplicá-lo.

Isso tudo porque essa ferramenta nos ajuda a compreender o processo e suas etapas. Assim, por meio dela, podemos planejar melhor a execução, encontrar pontos de vulnerabilidade ou encontrar oportunidades de melhoria. Assim, podemos dizer que o Fluxograma de Processo faz parte do “beabá” da Gestão da Qualidade.

Por isso, hoje, vamos aprofundar um pouquinho mais nosso conhecimento sobre essa ferramenta tão querida e útil. No super artigo (que eu recomendo a leitura), focamos na funcionalidade e no “como fazer”. Porém, hoje, vamos entender um pouco alguns tipos de Fluxograma de Processo com os quais você pode se deparar. Então, bora lá?

1 – Fluxograma de Processo Simples (linear) – A sequência básica!

Como o próprio nome sugere, esse é o formato mais básico do fluxograma, aquele que nos vem à mente assim que pensamos na ferramenta. Assim, ele representa as etapas em sequência, sem detalhar responsáveis ou interações complexas.

No geral, ele dá conta de processos menores ou de orientar procedimentos operacionais simples. Além disso, ele é muito usado em treinamentos introdutórios e para explicações rápidas em apresentações. Aqui, basicamente temos uma linha de processos que vai “percorrendo” a operação como um todo.

Esse tipo de fluxograma é extremamente claro e fácil de compreender, porém não evidencia responsabilidades nem interfaces entre áreas. Ou seja, ele não é tão indicado para processos muito complexos, com muitos setores envolvidos.

2 – Fluxograma de Processo Vertical ou Horizontal – Quando o layout importa

Continuando, temos a opção de utilizar o Fluxograma de Processo “de pé ou deitado”. 😅

Digo isso porque o mais comum é fazer o desenho do processo deitado, começando na esquerda e indo para a direita. Porém, também podemos fazê-lo na vertical, ou seja, ao invés de traçarmos a linha do processo da direita para a esquerda, o faremos de cima para baixo.

Não há tantas diferenças entre vertical ou horizontal, porém o vertical pode ser mais interessante para processos mais sequenciais. Além disso, o vertical também é muito usado para a padronização de Procedimentos Operacionais, uma vez que oferece uma ordem mais clara do que deve ser feito. Mas bem na verdade, é quase a mesma coisa!

De qualquer forma, apenas reforçando, a única diferença entre o tipo horizontal e o vertical é o direcionamento do desenho:

• Fluxograma de Processo Horizontal: o desenho do processo é feito da esquerda para a direita, tornando-se horizontal ➡️;
• Fluxograma de Processo Vertical: o desenho do processo acontece de cima para baixo, tornando o desenho vertical ⬇️.

3 – Fluxograma de Processo funcional (raias / swimlane) – quais as responsabilidades por área?

Quando precisamos mapear um processo que perpassa diversos setores, o ideal é recorrer às raias. Aqui, dividimos o processo em faixas horizontais ou verticais, cada uma representando uma área, cargo ou setor.

Na prática, continuamos a realizar o mapeamento normalmente, seja na vertical ou horizontal, porém acrescentamos faixas que determinam cargos, áreas ou setores. Assim, compreendemos que um determinado processo pode, por exemplo, começar no vendas e terminar na expedição.

O Fluxograma de Processo em raias também é muito utilizado para compreender as etapas do PDCA dentro do processo. Nesse caso, ao invés de as raias mostrarem os setores por onde o processo passa, ele determina as fases do PDCA. É bastante interessante!

4 – Fluxograma de Macroprocesso – entendendo o nível de profundidade

Esse é um ponto, digamos, um pouco polêmico. O Fluxograma de Macroprocesso representa apenas as grandes etapas do processo, sem entrar em detalhes operacionais. Aqui, por exemplo, teremos algo como:

• Entrada → Planejamento → Execução → Verificação → Entrega

Esse mapeamento objetivo nos ajuda a ter maior visão estratégica, contextualizando o sistema de gestão. Ele, digamos, nos faz enxergar o todo antes de mergulhar na especificidade de cada detalhe. Ele é muito útil em auditorias, reuniões com clientes e até mesmo com a Alta Direção.

Eu acho esse tipo “polêmico” porque o chamo de Mapa de Processo, uma vez que ele não tem a intenção de realmente mapear o processo. Aqui, a quantidade de informações, na minha opinião, não caracteriza um fluxograma.

Para entender melhor isso, leia nosso artigo sobre Mapa de Processo, lá eu falei sobre ele de forma mais completa. E até gravei um vídeo para explicar melhor. Para ler, basta clicar no botão abaixo:

Entenda o Mapa de Processos

5 – Fluxograma Detalhado (Analítico) – mergulhando fundo nos processos

Por fim, se o modelo de Macroprocesso nos mostra a superfície, o Analítico é quase um estudo científico do processo. Ele é toda a parte submersa do iceberg processual.

 Aqui, vamos entender tudo que o processo tem a oferecer, mapeando, por exemplo:

• decisões e exceções de execução;
• caminhos alternativos de processo;
• controles e dispositivos de monitoramento;
• entradas, saídas, registros e documentos;
• e por aí vai!

A palavra de ordem aqui é COMPLETUDE! Fazendo dele um tipo muito útil para mapear processos críticos, auxiliar na análise de riscos, aprofundar a padronização operacional ou até mesmo nas auditorias.

Esse tipo de Fluxograma de Processo raramente será utilizado pela operação, por exemplo, ficando mais restrito a processos intensos de verificação e busca por melhorias. Isso ocorre porque ele é, geralmente, muito mais complexo e detalhado. Por isso, ele também será muito útil ao identificar falhas ocultas e para tratar problemas ou não conformidades complexas.

Como escolher o tipo ideal?

Como vimos, há vários formatos de Fluxograma de Processo, o que pode levar a certa paralisia de decisão. Entretanto, tenha calma, é um pouco mais fácil do que parece! Antes de mais nada, tenha em mente o Objetivo do mapeamento, ou seja, para que ele vai servir?

Vai ser para treinar um colaborador na execução diária? Fluxograma Simples! Vai ser usado em uma Auditoria? Fluxograma de Raias! Vai servir para uma auditoria fiscal importante, foco de uma incorporação ou venda da empresa? Fluxograma Analítico!

Além disso, sempre compreenda e leve em consideração a complexidade do processo. Pense comigo: faz sentido usar um Fluxograma Detalhado para mapear o cafezinho na copa? Por outro lado, faz sentido usar um fluxograma simples para mapear o processo completo de uma linha de produção? Resumindo: quanto mais complexo o processo, mais completo deve ser o fluxograma!

Por fim, pense também no público-alvo, ou seja, em quem vai consumir a ferramenta! Entregar um Fluxograma de Macroprocesso para a produção pode não ser tão interessante, não é mesmo? Enquanto entregar um Fluxograma Detalhado para a reunião de Análise crítica pode ser um desperdício de tempo e detalhamento. Então, pense nas pessoas: o conteúdo precisa ser mais operacional ou estratégico? Mais detalhado ou mais simples? E por aí vai!

Assim, no final das contas, escolher o tipo certo de fluxograma não é sobre seguir uma regra engessada, mas sobre coerência. Coerência entre objetivo, complexidade e público. Quando esses três elementos conversam entre si, o fluxograma deixa de ser apenas um desenho bonito cheio de símbolos e passa a ser uma ferramenta estratégica, capaz de orientar, esclarecer e apoiar decisões. 😉

Aprenda a mapear processos 📺