Hoje vamos falar sobre a Metodologia 8D, algo que atua sobre um dos mais importantes aspectos organizacionais: a resolução de problemas! Afinal, quem nunca se viu diante de uma ocorrência aparentemente impossível de resolver? Ou então de um problema que envolve diversos setores, pessoas, processos e a gente não sabe nem por onde começar!

Os problemas, naturalmente, são algo que nós (seres humanos) não gostamos, pois eles nos tiram da zona de conforto e, assim, da rotina. Esse sentimento é reforçado e até multiplicado quando o problema é muito grande. Quando precisamos de muitas pessoas para resolvê-lo, então, podemos até mesmo considerar a ocorrência impossível. Nesses casos, geralmente “abandonamos o barco” e “seja o que Deus quiser”…

Entretanto, a Metodologia 8D não só nos oferece uma forma de resolver as dificuldades como também de organizar as pessoas. Ela possibilita organizar um processo e, assim, eliminar de vez os problemas. Por isso, hoje, vamos falar sobre essa ferramenta extraordinária. Bora lá? 😁

O que é a Metodologia 8D para resolução de problemas complexos?

A metodologia 8D surgiu entre as faíscas, pneus e chassis da Ford Motor Company, por volta dos anos 70. Com o tempo, ela foi aprimorada e sistematizada na empresa, integrando manuais oficiais em 1987 e, assim, tornando-se uma ferramenta oficial. Com o tempo, ela ultrapassou as paredes da Ford, ganhando outras empresas do setor automobilístico e, depois, o mundo!

De forma simplificada, podemos dizer que a Metodologia 8D é uma ferramenta estruturada para análise e solução de problemas complexos. Devido às suas particularidades, muitas empresas utilizam-na quando precisam lidar com dificuldades complexas, especialmente quando o impacto é alto. 

Além disso, devido à sua amplitude, o 8D é muito mais que uma ferramenta, sendo conhecido até mesmo como método das Oito Disciplinas (Eight Disciplines). Ele é extremamente eficaz, trazendo clareza, evitando achismos e forçando foco em ações que de fato eliminam causas raízes e, assim, impedem a recorrência.

Algo interessante é que, curiosamente, o método 8D funciona em 9 etapas (entre D0 e D9), as quais veremos abaixo.

D0 – Planejamento (eu prefiro chamar de “Fase Preliminar da Metodologia 8D)

A Metodologia 8D é extensa e complexa, portanto utilizá-la de forma leviana ou desnecessária seria apenas um gasto adicional. Bem como todas as suas etapas e disciplinas apenas tornariam lenta a resolução de algo simples e rápido.

Dessa forma, antes de qualquer coisa, o time de gestão avalia a real necessidade de iniciar um 8D e levanta informações iniciais sobre o problema. Entretanto, como ele é normalmente usado quando o problema é crítico, repetitivo ou de impacto relevante, é um tanto difícil “abrir um 8D” por acidente.

Esta etapa não atua “diretamente“ no problema, talvez por isso não seja, ainda, considerada uma disciplina. Assim, ela não entra no nome da metodologia que continua a ser 8D (e não 9D 😅)

D1 – Formando a equipe

Com o problema formalizado, iniciamos os ritos de resolução. A primeira ação é formar uma equipe multidisciplinar, ou seja, um time de pessoas com conhecimentos diversos sobre o problema e os processos.

Aqui, vale dizer que os integrantes precisam ter conhecimento técnico e prático, porém também muita autonomia para analisar e agir. De nada adiantaria saber o que fazer e não poder fazê-lo! Além disso, quanto melhor for a equipe, mais rápida e certeira será a tratativa! 😉

D2 – Descrevendo o problema

Podemos dizer que é aqui que começa a mágica! Neste momento, fazemos uma descrição clara do que aconteceu, focando em fatos, dados e informações objetivas. A ideia, como você deve ter imaginado, é compreender e compartilhar tudo com a equipe.

Para facilitar e melhorar essa etapa, podemos utilizar algumas ferramentas comuns de gestão, tais como 5W2H, SIPOC, fotos, relatórios, etc. Tal qual na disciplina anterior, quanto mais precisa a descrição, melhor e mais assertiva a tratativa!

D3 – Implementando ações de contenção (ações imediatas)

Por tratar problemas complexos, é comum que precisamos atuar de forma imediata. Na prática, isso significa duas coisas:

• conter os efeitos, impedindo que piorem ou se espalhem, ou;
• reparar possíveis danos.

Essa etapa serve, por exemplo, para proteger o cliente e a operação enquanto o time investiga e trata o real problema. Aqui, podemos realizar segregação de produtos, retrabalho, inspeção extra, comunicação interna ou com cliente, trocas e por aí vai! Essa etapa ainda não resolverá a causa raiz, apenas amenizará os impactos.

D4 – Identificando a causa raiz

A análise de causas é o coração do 8D (assim como de TODA metodologia de resolução de problemas). Aqui, a equipe testa hipóteses, valida dados, simula causas, analisa variáveis e até elimina cenários prováveis. 

A tratativa só pode avançar quando tivermos certeza absoluta de qual é a causa raiz do problema (ou quais são as causas). Para isso, podemos usar algumas ferramentas típicas da Qualidade, como o 5 Porquês e o Diagrama de Ishikawa, assim como ferramentas mais complexas como o FMEA (Análise de Modos de Falha e seus Efeitos).

D5 – Definindo ações corretivas permanentes

Depois de encontradas as razões, partimos para o planejamento das ações corretivas!

O objetivo aqui é eliminar a causa raiz e, assim, qualquer possibilidade de recorrência. Dessa forma, não só definimos o que iremos fazer como criamos planos de ação e, se possível, até mesmo fazemos simulações.

Nesta etapa, também, definimos prazos, responsabilidades e orçamento. Tudo para garantir a melhor execução possível e, assim, corrigir o problema de vez! Podemos utilizar ferramentas auxiliares, como o 5W2H, guiados pelas perguntas:

• What (O quê?)
• Why (Por quê?)
• Where (Onde?)
• When (Quando?)
• Who (Quem?)
• How (Como?)
• How Much (Quanto custa?).

D6 – Implementando e verificando as ações corretivas da Metodologia 8D

Com causas analisadas, planos prontos e responsabilidades delineadas, chegou a hora de pôr as mãos na massa. Executamos o plano de ação monitorando-o para garantir que tudo saia conforme planejado.

Depois disso, com o devido tempo, partimos para a análise de eficácia. Neste aspecto, auditorias internas e indicadores podem ajudar muito, pois procuramos entender se o plano de ação teve sucesso. Também podemos nos fazer perguntas como:

• Executamos todas as etapas do plano corretamente?
• O plano de ação funcionou corretamente?
• O processo eliminou, de fato, a causa raiz?
• A tratativa gerou algum outro risco?
• Após execução, o processo ficou estável?
• Entre outras questões. 😉

D7 – Prevenindo a reincidência!

Na 7ª Disciplina, a Metodologia 8D propõe que tomemos atitudes para evitar reincidências. Muito similar ao A do PDCA, essa etapa prega que devemos institucionalizar o aprendizado obtido pela tratativa, espalhando-o pela empresa e para outros processos.

Falando de forma mais prática, o objetivo é transformar o caso em conhecimento organizacional. Para isso, devemos realizar:

• Revisão dos processos e procedimentos documentados;
• Atualização da gestão de riscos;
• Treinamentos com os colaboradores que não foram envolvidos;
• Revisão dos controles processuais e indicadores. 
• Inclusão no sistema de lições aprendidas;
• e por aí vai!

D8 – Reconhecendo a equipe (e comemorando com ela!) 🥳🎉

Por fim, uma disciplina que eu gostaria que fosse padrão em TODAS as atividades empresariais! A Metodologia 8D prega que, ao final de uma resolução bem sucedida, devemos comemorar o trabalho realizado, reconhecendo a equipe e os colaboradores envolvidos.

Essa é uma etapa, digamos, mais cultural, porém essencial para garantir engajamento nos processos e tratativas futuras. Afinal, convenhamos, reconhecer nosso time reforça o comportamento investigativo, fortalece a Cultura de Qualidade e incentiva novas soluções estruturadas.

Dessa forma, encontre formas de reconhecer as pessoas, de celebrar. Pode ser com um bombom ou chocolate, com um coffee-break ou reconhecimento formal. O importante é demonstrar a todos que a tratativa foi um sucesso e, assim, que nosso trabalho valeu a pena!

Por que a Metodologia 8D funciona tão bem?

Confesso que foi um pouco complexo, para mim, entender por que a Metodologia 8D também é chamada de Oito Disciplinas. De início, com o conhecimento teórico, ela apenas me parecia uma ferramenta (muito boa por sinal) de gestão. Mas a questão das Disciplinas me era um pouco vago.

Porém, quando tive a oportunidade de participar de uma equipe 8D e, em conjunto resolver um problema complexo, as coisas mudaram. Eu não fui o líder da tratativa, mas mesmo assim percebi o quanto essa metodologia nos força a disciplina, a estrutura e a busca por evidências.

Ela organiza as coisas, garantindo que tanto o processo quanto a equipe evitem o impulso de “resolver rápido”, e assim errar de novo. Ela promove visão sistêmica, nos fazendo olhar para o todo ao invés de resolver algo de forma isolada, localizada, setorial. E tudo isso, é claro, cria um histórico rastreável e muita inteligência organizacional.

Entretanto, o que me pareceu mais importante é que a Metodologia 8D ajuda a desenvolver maturidade na análise de problemas. Ela nos impulsiona a pensar mais e melhor, a tomar boas decisões e impedir recorrências. E sem disciplina, maturidade e responsabilidade, nada acontece. Portanto, as Oitos Disciplinas são muito mais do que uma metodologia de resolver problemas, são uma forma de transformar organizações!