Eficiência e Eficácia são dois termos MUITO usados no mundo da gestão! Tão usados quando confundidos: é gente usando Eficácia quando quer falar sobre Eficiência e gente usando Eficiência quando o foco é Eficácia… Isso quando não as utilizam em contextos que nem mesmo fazem sentido (por exemplo, quando as trocam por assertividade, enfim).

E não se engane, é fácil errar! Afinal, eu mesmo, na correria do dia a dia, acabo trocando os termos vez ou outra. Mesmo que a gente saiba realmente a diferença entre os conceitos, eles nem sempre ficam claros na rotina.

E tudo bem “se enroscar às vezes”, entretanto é muito importante compreender que ser eficiente é diferente de ser eficaz! Bem como que nem sempre é possível conciliar ambas as qualidades em um único processo, tarefa ou atividade.

Ambos os conceitos são válidos e importantes, mas dependem muito dos objetivos da sua organização. Assim, ora focaremos mais em eficácia, ora em eficiência. Isso nos ajuda a sermos mais assertivos no dia a dia e também a alocar melhor nossos recursos e esforços.

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar sobre a diferença entre Eficiência e Eficácia! Vamos entender cada um deles e também como trabalhar cada um destes aspectos. Até o fim deste artigo, você nunca mais vai usar esses termos incorretamente! (exceto em um ou outro momento de trava língua 😅)

Então, fica comigo!

Súmário 📖

O que é Eficiência? Mais barato é melhor 💸

A Eficiência está diretamente ligada à maximização dos recursos disponíveis! Assim, ela foca em cumprir atividades, processos ou tarefas gastando a menor quantidade possível de recursos (como tempo, dinheiro, materiais, ferramentas e etc). Ou seja, ela é o famoso “fazer mais usando menos”.

Ela também está fortemente ligada ao conceito de Produtividade (alta capacidade de produzir) e ao de Conformidade (cumprir exatamente o que foi planejado). Isso porque alcançar a eficiência requer velocidade de execução e utilização cuidadosa dos recursos alocados.

Outro aspecto importante é que a Eficiência também está relacionada ao que Crosby chamaria mais tarde de Zero Defeitos. Afinal, para sermos realmente eficientes, precisamos produzir ou executar as ações “da maneira correta” e sem erros. Isso faz com que utilizemos os recursos disponíveis sem desperdícios e sem elevar os custos do projeto (com correções, refações ou retrabalho, por exemplo).

Imagine que temos um projeto ou uma demanda para entregar. Nossa execução será considerada eficiente se conseguirmos executá-la em conformidade ao planejado, porém economizando ao máximo os recursos disponíveis.

Como buscar mais Eficiência em nossos processos?

De forma geral, buscar processos mais eficientes significa buscar maneiras de fazer o que já fazemos melhor, mais rápido, com menos desperdício ou utilizando melhor nossos recursos. A eficiência está diretamente ligada a otimizar nossas atividades até o Ponto Ótimo da operação, ou seja, aquele em que não há nenhum desperdício e cuja velocidade dos processos é a maior possível.

Para isso, podemos seguir por diversos caminhos, mas alguns dos mais comuns estão ligados a três fatores fundamentais:

• Padronização dos processos: assim, podemos torná-los reprodutíveis, treináveis e melhoráveis;
• Automação de tarefas repetitivas: assim maximizamos a produtividade e eliminamos possíveis erros humanos;
• Melhoria contínua: devemos buscar formas de otimizar os processos sempre e constantemente.

Se conseguirmos executar esses três aspectos com maestria, colheremos resultados como a redução de desperdícios, otimização de recursos, eliminação de retrabalho e aumento na produtividade, entre outros. Tudo isso, somado, pode nos levar ao ápice da Eficiência!

Vale dizer, também, que todos estes fatores podem ser organizados em torno de metodologias especificamente desenhadas para gestão de processos. Neste caso, podemos citar PDCA, MASP, Lean Manufacturing, Six Sigma, Kaizen e etc.

O que é Eficácia? Os fins justificam os custos 🎯

Já quando o papo é a Eficácia, digamos que as coisas mudam um pouquinho! Se recorrermos ao significado da palavra no dicionário (usei o Caldas Aulete), encontramos uma definição que cabe bem ao contexto organizacional:

“capacidade de produzir o efeito desejado ou esperado”

Assim, perceba que o conceito de eficácia está voltado diretamente para o resultado, e não para a economia dos recursos. Ou seja, desde que o objetivo de determinada ação seja alcançado, “vale tudo”. Podemos dizer, portanto, que a Eficácia está voltada para a realização de determinada ação sem considerar os meios utilizados para executá-la.

Nesse sentido e resumindo, a Eficácia está relacionada apenas com o resultado ou objetivo final. Sendo assim, quando atingimos os objetivos, cumprimos as metas, podemos dizer que nossas empresas estão sendo eficazes.

Vale dizer, é claro, que a Eficácia “pura”, sem nenhuma restrição de recursos ou custos, é um tanto inexistente. Afinal, mesmo as organizações mais poderosas do mundo podem ter restrições (tempo, qualificação, dados, mão de obra, informações, matérias primas, entre outros exemplos). (Além do que, a Eficácia não planejada não passa de irresponsabilidade e ostentação)

Como buscar mais Eficácia em nossos projetos?

Na Eficácia, o foco direto é alcançar os resultados que esperamos de uma ação ou projeto. Aqui, tentaremos encontrar formas de atingir os objetivos, independente do que precisarmos fazer para isso! Ou seja, não importam os custos, esforços ou recursos que precisemos alocar.

Um requisito básico para a verdadeira Eficácia, portanto, é a definição clara dos objetivos, pois não é possível alcançar aquilo que não sabemos. A partir disso, definimos metas e indicadores que nos ajudam a entender se estamos cumprindo o objetivo.

A partir dessa definição, passamos para o Planejamento, fase em que decidimos o que iremos fazer. Aqui, é comum recorramos a aspectos como:

• Análise de riscos que podem nos impedir de conquistar os resultados;
• Análise do contexto em que estamos (recursos disponíveis, cenário atual dos processos, etc);
• Criação de planos de ação, cuja complexidade dependerá dos objetivos e contexto;
• Capacitação dos colaboradores, caso necessários;
• Alocação ou aquisição de recursos, caso necessário.

Com todos estes fatores alinhados, teremos em mãos a “estratégia” que iremos tomar. Ou seja, temos planos de ações, tarefas, atividades e tudo aquilo que precisamos executar para conquistar o objetivo que queremos. Assim, após a execução da estratégia, temos duas possibilidades:

• Conquistamos os resultados esperados: ou seja, fomos eficazes e “Deu tudo certo!”;
• NÃO conquistamos os resultados esperados: fomos ineficazes, então precisamos voltar à fase de planejamento, levando em consideração as novas informações que obtivemos a partir da primeira tentativa.

Diferenças e relações entre a Eficiência e Eficácia

Agora que já passamos por ambos os conceitos, é possível fazer um “resuminho didático”. Além disso, é possível perceber claramente que a Eficiência e a Eficácia são diferentes uma da outra, e que ser eficiente não significa necessariamente ser eficaz (ou vice-versa).

Isso tudo, mesmo que as diferenças entre os conceitos sejam relativamente sutis:

• Eficiência: relacionada à economicidade do processo, a “fazer menos com mais”;
• Efetividade: relacionada diretamente aos resultados, independente dos seus meios.

Entretanto, mesmo que elas sejam diferentes, é essencial que a organização veja como prioridade a implementação dos dois conceitos. Seja otimizando-os ao máximo ou procurando conciliá-los tanto quanto possível. Isso é o que realmente eleva o desempenho de todos os processos ao máximo!

Além disso, vale ressaltar que ambos os conceitos são foco direto de ação e atenção do nosso querido Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)!

É por meio do SGQ que executamos análises, criamos planos de ação, implementamos metodologias de Melhoria Contínua (como o PDCA) e até mesmo organizamos treinamentos para os colaboradores. Ou seja: a verdadeira Qualidade é a união dos esforços para conquistar Eficiência e Eficácia.

O Caminho Natural da Excelência: da Eficácia à Eficiência

Além disso, há um outro aspecto a ser mencionado. Geralmente, todo empreendimento começa focando na Eficácia, para depois perseguir a Eficiência. Pode parecer confuso, mas não é, eu explico!

Imagine um novo processo, algo que está sendo desenhado, elaborado. Nestes casos, o objetivo principal é garantir que as saídas sejam conformes aos requisitos pré-estabelecidos. Ou seja, “de cara” focamos em entender o que precisamos fazer para entregar o produto que o cliente pediu (por exemplo).

Neste cenário, mesmo que tentemos “economizar”, ainda não temos certeza sobre como fazer isso. Assim, muitas atividades, tarefas, etapas, produtos, matérias primas e etc podem ser mais dispendiosos (caros) do que o necessário. Então, o foco inicial é garantir Eficácia.

Entretanto, a partir do momento em que conseguirmos rodar o processo eficazmente (leia-se “entregar produtos conformes”), passamos para a otimização. Ou seja, agora buscaremos formas de baratear os custos, aumentar a produtividade, eliminar erros ou retrabalho. Passamos a buscar, portanto, Eficiência sem perder conformidade, sem perder a Eficácia!

Por fim, no momento em que uma empresa consegue aliar ambos os conceitos (entregando cada vez mais e com a maior Eficiência e Eficácia possíveis) podemos dizer que ela alcançou patamares de Excelência! Dá até para brincarmos com uma fórmula abstrata:

Eficiência + Eficácia = Excelência

Quando Eficácia e Eficiência são duas faces opostas

Vale dizer, também, que em alguns casos, Eficácia e Eficiência podem não ser compatíveis em um determinado processo.

Isso acontece por vários motivos, porém está ligado principalmente ao fato de que determinadas situações tendem a “pender” mais para um lado da equação. Vejamos três exemplos que podem ilustrar bem esta situação:

1º Exemplo – Fórmula 1 e a Máxima Eficácia

O exemplo mais famoso a respeito disso vem dos pits stops de Fórmula 1. Neles, vemos dezenas de profissionais envolvidos para, resumidamente, trocar os pneus e abastecer apenas um único carro. Veja:

Em condições normais, uma única pessoa consegue fazer isso, porém de forma mais lenta e demorada. Entretanto, na fórmula 1 cada milésimo de segundo conta! Portanto o que realmente importa é a Eficácia (trocar os pneus e abastecer o mais rápido possível) e não a eficiência (economizar mão de obra e outros recursos).

2º Exemplo – Barato é melhor do que “conforme”

Imagine uma pequena operação que produz colheres de madeira, aquelas de cozinha mesmo, a famosa “Colher de Pau”. Ao desenhar esses produtos, criamos determinados requisitos e dimensões. Imagine também que a produção é relativamente simples e rústica.

Assim, criar produtos milimetricamente idênticos, frutos de uma padronização extrema, seria mais caro e demorado. Ou seja, aqui, alguns milímetros de diferença aqui ou ali não farão diferença. O cliente comum não vai reclamar (e, às vezes, sequer perceber) que uma unidade tem o cabo 0,2 milímetros mais compridos que a outra da gôndola. Assim, em detrimento de uma “Eficácia perfeita”, escolhemos a lucratividade da Eficiência sem prejudicar as partes interessadas.

P.s.: há uma diferença entre “ineficácia” e “não conformidade”, assim como uma questão de parâmetros de aceitação, eu sei! Entretanto, a título didático, o exemplo serve. (então, podemos dizer que é um “exemplo eficiente” 😅)

3º Exemplo – Primeiro Eficiente, depois Eficaz!

Esse terceiro exemplo não é exatamente uma característica de um processo, mas algo que pode ocorrer temporariamente.

Imagine que sua empresa esteja passando por algum tipo de crise. Por exemplo, um lote de produtos saiu não conforme devido a um desastre ambiental. Agora, centenas de clientes estão entrando em contato. É um ponto muito fora da curva, algo que nunca aconteceu e que excedeu EXTREMAMENTE a capacidade da equipe de tratar as reclamações.

Neste momento, executar o processo de tratativa de reclamação COMPLETO pode ser muito demorado. Isso consumiria todo o tempo da equipe e, ainda assim, muitos clientes sequer poderiam ser atendidos. Então, o que decidimos fazer? Realizamos uma coleta inicial das reclamações, atendendo todos os clientes e tranquilizando-os quanto à futura resolução do problema (preferencialmente sugerindo prazos).

Assim, de certa forma, deixamos a “Eficácia Total” (ou seja: resolver definitivamente o problema e trocar o produto defeituoso) temporariamente de lado. E focamos em ser o mais eficientes possível na etapa inicial da tratativa (ou seja: atender e tranquilizar as pessoas, registrando as reclamações para que possam ser tratadas posteriormente).

Quando Eficiência e Eficácia precisam ser INSEPARÁVEIS

No dia a dia de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), eficiência e eficácia precisam caminhar juntas! Afinal, não adianta executar processos rapidamente se eles não geram os resultados esperados. Bem como não é interessante alcançar bons resultados à custa de processos excessivamente demorados e trabalhosos.

Então, meus amigos, é justamente aqui que o 8Quali entra!

Gestão de documentos, não conformidades, planos de ação, auditorias e indicadores, tudo isso ficará centralizado e automatizado para garantir velocidade e evitar erros. Ou seja, nós não só centralizamos informações, reduzimos controles manuais e ajudamos a acompanhar o desempenho do SGQ, mas ajudamos você a ter o melhor e mais rápido SGQ possível!

Na prática, isso significa ganhar eficiência na execução dos processos e eficácia no acompanhamento dos resultados. Assim, a equipe para de perder tempo procurando informações e atualizando controles e ganha mais tempo para analisar problemas, acompanhar indicadores e promover melhorias! O melhor dos cenários!

Porque, no SGQ, o objetivo não é escolher entre ser eficiente ou eficaz, é ser os dois! Clique no botão abaixo e conheça o 8Quali. Vamos juntos descobrir como levar mais Eficiência e Eficácia para a Gestão da Qualidade!

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA

O melhor caminho é aquele que NÓS ESCOLHEMOS!

Para finalizar, gostaria de reforçar algo: o problema não é confundir os termos vez ou outra, dar uma “enroscadinha” aqui e ali. (Acredite, eu não sou um grande mega chato, apesar de já ter sido professor de Língua Portuguesa 😅)

O grande problema de não discernir corretamente entre Eficiência e Eficácia é NÃO tomar as decisões corretas. É NÃO entender os processos e, por isso, NÃO conseguir organizar as coisas! É não gerar melhorias e não conquistar bons resultados. Por isso, nós, profissionais de gestão, precisamos entender os meandros daquilo que nos cerca.

Quando verdadeiramente entendemos algo, conseguimos analisar melhor, planejar melhor e até mesmo decidir melhor. Afinal, é a partir do que conhecemos que conseguimos organizar e melhorar o mundo à nossa volta.

Entender a diferença entre Eficiência e Eficácia é um dos primeiros passos para sermos, de fato, mais assertivos naquilo que planejamos e, por consequência, naquilo que executamos! O conhecimento é, portanto, o que nos possibilita escolher de verdade, e não sermos apenas levados pelas circunstancias….

Perguntas frequentes sobre Eficiência e Eficácia (FAQ)