De que forma você realiza o controle de documentos externos em sua empresa?

Neste post falaremos sobre a parte documental da propriedade pertencente ao cliente ou provedores externos, bem como as formas de monitoramento, também chamados de controle de documentos externos.

Diariamente grande parte das empresas recebe e/ou emite documentos considerados externos, sejam eles de clientes, fornecedores, órgãos de licenciamento e certificação, dentre outros.

São tantas finalidades diferentes que muitas vezes torna difícil e exaustivo o processo de atualização e/ou controle de prazos e essa é uma tarefa de fundamental importância, pois envolve não somente a organização das informações, mas também responsabilidades contratuais e civis.

De acordo com a ISO 9001: “a organização deve ter cuidado com a propriedade pertencente ao cliente ou provedores externos, enquanto estiver sob o controle da organização ou sendo usada pela organização”.

A organização deve identificar, verificar, proteger e salvaguardar a propriedade do cliente ou do provedor externo, para uso ou incorporação nos produtos e serviços”.

Essas propriedades dos clientes ou provedores externos, mencionadas pela ISO 9001, podem ser:

• Dados (cadastrais, técnicos, propriedade intelectual)
• Manuais de produto e/ou instalações e ferramentas (fornecedores e clientes)
• Maquinários (temporários na empresa ou não)

Assim como o controle de documentos internos é fundamental para a execução das atividades de forma padronizada, a fim de reduzir erros de processo e retrabalhos, o controle de documentos externos é de grande importância tanto para a parametrização de requisitos de clientes e fornecedores quanto para a adequação e melhoria contínua dos sistemas de gestão da empresa.

Itens a serem considerados no Controle

• Responsabilidades

Um fator importante relacionado aos documentos externos são as responsabilidades envolvidas com a retenção e manutenção dos mesmos.

Documentos relacionados à órgãos de controle de SGI (ambiental, saúde e segurança, qualidade e responsabilidade social) são de extrema importância para a empresa, pois são normativas fundamentais para a operação dos processos e entrega dos produtos e serviços.

Os controles de alterações são fundamentais nestes casos, pois o não atendimento e/ou divergências desses requisitos podem impactar desde um atraso no processo como até o embargo da empresa.

Já os documentos relacionados aos clientes e fornecedores, que definirem os métodos e processos de produção e/ou entrega de produtos, são de fundamental importância para a sustentabilidade do negócio da empresa, pois permitem que a empresa esteja alinhada com as diretrizes e prioridades do cliente, bem como atualizada com as melhores práticas de utilização da matéria prima e equipamentos, nos casos de informações de fornecedores.

É de suma importância que todos esses documentos estejam salvaguardados em locais adequados e de acordo com a confidencialidade de cada um, pois envolvem desde não conformidades internas à responsabilidades civis e contratuais.

• Controle de prazos 

Outro fator de grande importância é o controle de prazos relacionados a esses documentos. Da mesma forma que os internos esses documentos externos podem se tornar obsoletos, devido a novas atualizações e/ou alterações das informações de processo. Com isso, se faz necessária a comunicação com os responsáveis pela informação e também o controle dos períodos dessa verificação.

Outra forma fácil de controlar essas informações é mencionar sempre esses documentos nos fluxos de processo (mapeamento de processos), pois é possível verificar exatamente os processos que são influenciados por determinado documento e, com isso, manter os envolvidos informados sobre as alterações.

Com o 8Quali você automatiza o seu Sistema de Gestão da Qualidade. Solicite uma demonstração gratuita em nosso site.

SOLICITE UMA DEMONSTRAÇÃO