Saber como planejar Auditorias da Qualidade é uma tarefa importante para qualquer profissional de sistemas de gestão. Isso porque as auditorias são importantes bases de melhoria, identificando problemas, oportunidades de melhoria e não conformidades. Assim como, sem boas auditorias internas, é impossível ter um sistema de gestão da qualidade (SGQ) certificado na ISO 9001:2015.

Mesmo com tamanha importância, sabemos que executar auditorias é um grande desafio, afinal são muitas variáveis a serem levadas em conta, muitos processos a auditar e muitos profissionais envolvidos. Porém, assim como no PDCA, o sucesso de todo o processo de auditoria depende de um bom planejamento!

O correto planejamento das auditorias irá facilitar o processo, garantir que ele cubra aspectos vitais do seu SGQ e fazer com que sua auditoria ocorra de maneira mais organizada e profissional. Por isso, no artigo de hoje, iremos dar algumas dicas e fazer um resumo sobre como planejar Auditorias da Qualidade. Vem com a gente!

1º passo: tudo começa com treinamento!

Muitas vezes, o planejamento de uma auditoria fracassa porque os profissionais envolvidos não compreendem bem o processo e/ou o sistema de gestão analisado. Por isso, o primeiro passo é, certamente, capacitar-se!

Neste artigo, estamos falando especificamente da ISO 9001:2015, então é preciso entender e aprofundar-se nessa norma, fazendo cursos de interpretação ou implementação da norma. Mas essa dica vale para qualquer tipo de sistema, ou seja, aperfeiçoe-se no sistema de gestão que você e sua equipe irão auditar (ISOs 9, 14 ou 45001, por exemplo).

Além disso, há uma norma específica para auditoria, a ISO 19011. Ela apresenta estruturas de auditoria, passos para planejar e executar e até mesmo fala sobre as competências necessárias. Dessa forma, você precisará, também, capacitar-se nela.

Levando em conta essas duas normas, muitos profissionais optam por fazer cursos de Auditor Líder. Algo extremamente útil pois estes cursos abordam sempre o sistema de gestão escolhido (como a ISO 9001) e a ISO 19011. Dessa forma, o profissional saí capacitado para planejar e executar auditorias.

2º passo: selecione a equipe auditora

Na maioria das vezes, será necessário ter uma equipe de auditores um pouco maior. Entretanto, mesmo que sua empresa seja pequena, será necessário ter pelo menos 2 auditores. Isso ocorre porque o auditor interno não pode auditar seu próprio processo, então é necessário ter alguém que o audite.

Dessa forma, é importante selecionar muito bem quem irá conduzir as auditorias. Aqui, busque sempre escolher profissionais que se comuniquem bem e tenham boas competências interpessoais.

A quantidade de pessoas na equipe vai depender muito do porte da empresa e da complexidade do SGQ, mas vale ressaltar que os auditores precisam ser capacitados para isso. Não é necessário que todos sejam obrigatoriamente Auditores Líderes, sendo possível que um auditor experiente os capacite na norma auditada e nos princípios básicos da ISO 19011.

3º passo: planejando as trilhas de auditoria

As trilhas de auditoria são os caminhos que os auditores percorrem dentro da empresa. Elas levam em consideração, principalmente, os requisitos da norma auditada e os processos / atividades da empresa.

Antes de continuar, apenas ressaltando, é preciso compreender os requisitos da auditoria. Isso significa compreender o que será auditado e o que iremos avaliar. Quando estamos auditando um SGQ baseado em uma norma como a ISO 9001, por exemplo, buscaremos compreender como o SGQ atende à norma e se ele atende.

Com os requisitos em mãos, criamos um caminho que descreve quais pontos serão auditados em quais setores. Se o assunto é auditar a ISO 9001, veremos o que será auditado em cada item e “qual setor” receberá a auditoria.

Por exemplo, o item 4 Contexto da organização precisa ser auditado, em grande parte, na diretoria, pois trata de assuntos mais estratégicos e de alçada a alta direção. Já o requisito 7.2 Competência, provavelmente, precisará ser auditado no setor de RH, afinal é lá que se contratam colaboradores e, muitas vezes, organizam-se treinamentos. Porém, vale ressaltar, cada empresa tem suas peculiaridades, então a trilha de auditoria varia de organização para organização.

Vale lembrar, também, que planejar corretamente a trilha de auditoria fará com que você maximize o processo, auditando vários itens em um mesmo momento e aproveitando ao máximo o tempo dos colaboradores e auditores.

4º passo: mapeamento dos riscos 

O conceito de auditoria baseada em risco tem sido cada vez mais o centro das atenções, afinal ele ajuda a planejar e executar melhor este processo.

Com as trilhas de auditoria bem desenhadas, é hora de mapear possíveis riscos tanto ao processo de auditoria quanto para a empresa. Por exemplo, uma auditoria mal planejada pode impactar os processos, interrompendo desnecessariamente as pessoas e levando a não conformidades.

Da mesma forma, ela pode não cobrir todos os requisitos da norma ou simplesmente não conseguir entrevistar algumas pessoas. Assim como podemos enfrentar muita resistência dos colaboradores ou sofrer com problemas e conflitos de agenda.

Por isso, mapear os riscos e criar formas de mitigá-los e, se possível, eliminá-los é fundamental para o sucesso de uma auditoria. Este item é tão ou mais importante que a criação das trilhas, uma vez que sem o correto mapeamento dos riscos, as trilhas podem falhar!

5º passo: comunicando as pessoas

Executar auditorias sem avisar as partes interessadas é um erro enorme. A auditoria é um processo de melhoria, e tentar fazê-la às escuras pode criar medo nas pessoas e prejudicar as entrevistas. Dessa forma, findo o processo de planejamento, comunique as pessoas, avisando-as quanto a:

• O que acontecerá (auditoria);
• Quando acontecerá (datas e cronograma);
• Como acontecerá (requisitos auditados por meio de entrevista);
• Por que acontecerá (reais motivos de a auditoria acontecer, como a busca por melhorias e a manutenção do certificado ISO).

Vale dizer que muitas vezes a comunicação acontecerá até mesmo durante o planejamento, a fim de marcar entrevistas e garantir agenda no momento da execução. Porém, vale a pena fazer um aviso coletivo e garantir maior transparência e profissionalismo ao processo.

Planejar Auditorias da Qualidade é a chave para bons resultados!

Muitas vezes, as pessoas acham que planejar Auditorias da Qualidade se resume a fazer uma simples lista de verificação, fazer um checklist do que será auditado. Porém, o planejamento vai muito além disso!

Ele envolve uma abordagem estratégica que considera objetivos claros, uma equipe qualificada e uma comunicação eficaz. Com um bom planejamento, a auditoria não só identifica falhas, mas também atua como um motor para a melhoria contínua, contribuindo para uma cultura de qualidade sólida e sustentável na organização.

Metaforicamente, o planejamento é como preparar a base para uma construção. Sem um plano detalhado, o processo pode desmoronar diante de imprevistos e falhas. No entanto, quando o planejamento é feito com cuidado (desde a formação da equipe até a comunicação com as pessoas) a auditoria se transforma em uma oportunidade valiosa para fortalecer processos e promover melhorias. Com um bom planejamento, a auditoria deixa de ser um risco e passa a ser um passo firme rumo a uma cultura de qualidade e excelência!

Com o 8Quali, você pode organizar e gerenciar suas auditorias de forma prática e eficiente, garantindo que nenhum detalhe importante seja esquecido. Através de uma plataforma intuitiva e completa, é possível gerenciar todas as etapas de preparação para as auditorias, realizar o cadastro ilimitado de auditores, e ainda realizar auditorias on-line via web e/ou app pelo computador, ou qualquer dispositivo móvel da sua preferência, tornando seu SGQ ainda mais robusto e alinhado à ISO 9001:2015.

Clique no botão abaixo e descubra como o 8Quali pode transformar suas auditorias! 👇

DEMONSTRAÇÃO GRATUITA