Qual a importância dos documentos internos?

Os documentos internos são fundamentais para o Sistema de Gestão da Qualidade em uma empresa. Dão suporte na execução de tarefas, detalhamento de atividades críticas, descrição de políticas internas e/ou diretrizes, bem como definição das respectivas responsabilidades.

Eles são a base para que a produção e prestação de serviços ocorra de forma uniforme e que atenda aos requisitos desejados de forma padronizada. Contribuindo assim para a melhoria de processos internos, redução de custos e, consequentemente, contribuindo para o atendimento dos requisitos de qualidade do produto e satisfação do cliente.

Tão importante quanto a documentação é o processo de edição desses documentos, onde geralmente são envolvidos vários colaboradores que analisam criticamente as informações e validam de acordo com o seu conhecimento no assunto e autoridade.

Confira as 5 fases essenciais para a elaboração dos documentos internos

1) Desenvolvimento (elaboração do conteúdo)

 Inicialmente deverá ser realizada a etapa de elaboração do conteúdo do documento interno de acordo com o tipo de informação a ser documentada.

Nesta fase é fundamental a participação do colaborador que executa a atividade a ser descrita (seja ela em uma área administrativa ou produtiva), a fim de descrever o conteúdo da forma mais fiel à executada.
Dica: Não caia na armadilha de descrever no documento as informações que deveriam ser executadas ao invés de descrever as executadas. Pois com isso você estará desacreditando o processo de documentação perante os colaboradores, o que prejudica, e muito, na cultura do sistema de gestão da qualidade em sua empresa.

2) Validação
Após descrever o documento deverá ser feita a validação das informações, que consiste em assistir a prática da atividade, sendo possível fazer alguns ajustes omitidos durante a elaboração do documento.
Nessa validação o elaborador do documento acompanha toda a execução da tarefa descrita e ajusta as possíveis incoerências com as informações documentadas.

Dica: Para uma boa validação o ideal é que esse processo seja executado com dois ou mais colaboradores que executam a atividade (em ocasiões diferentes), auxiliando na detecção de possíveis divergências entre colaboradores diferentes.

3) Aprovação e consenso

Com o conteúdo validado é a vez de aprovar as informações com os responsáveis do processo. Esses responsáveis são definidos pela própria empresa, mas usualmente são os gestores das áreas envolvidas, colaboradores com grande conhecimento no assunto e alta direção, se for o caso.

Eles analisarão as informações e poderão contribuir com dúvidas e sugestões, podendo assim agregar mais valor ao documento.
A comprovação dessa aprovação pode ser feita através de assinatura (em um documento físico) ou através de senha pessoal (quando a aprovação for através de um software).

Dica: É fundamental que a mesma versão do documento seja fornecida para todos os aprovadores e que as possíveis dúvidas e sugestões sejam também divulgadas aos demais aprovadores simultaneamente, para evitar conflitos nas informações.

4) Publicação (com retirada de documentos obsoletos)

Com o documento validado é o momento de disponibilizá-lo nos locais apropriados e retirar os documentos de versões anteriores (obsoletos) caso o documento seja uma revisão.
É de suma importância deixar nos locais apenas os documentos vigentes, evitando assim falhas na execução das tarefas e ocorrências de não conformidade, caso a empresa possua uma certificação ISO 9001, por exemplo.

Dica: Para os casos de documentos ou com muitas alterações é aconselhado também realizar um treinamento com os colaboradores que executarão as atividades.

5) Atualização da lista mestra

 Por fim, é imprescindível fazer o registro em uma lista mestra de forma a facilitar a gestão de todos os documentos internos que existem na empresa. Com essa lista é possível acompanhar os prazos de alteração dos documentos e fazer o controle de codificação e acompanhamento de revisão dos mesmos, tanto para os documentos internos quanto para documentos externos.

Todas essas etapas são sugestões para você ter uma boa gestão dos documentos internos em sua empresa. Sendo assim, você deverá adequar conforme a realidade da sua organização.

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