Implementar um SGQ (o famoso Sistema de Gestão da Qualidade) é o começo de qualquer empresa na qualidade!

É por meio do SGQ que nós promovemos mudanças, monitoramos os processos, analisamos fatos e dados e, assim, tomamos decisões importantes. Assim, o SGQ é o motor de melhoria contínua das empresas. Porém, o projeto de implementação pode sofrer com diversos erros que comprometem o sucesso do SGQ e, assim, trazem grandes problemas para a empresa.

Mesmo que seja possível corrigir alguns destes problemas futuramente, muitos deles podem deixar marcas na empresa e prejudicá-la por muito tempo. Além de que corrigir essas falhas pode ser mais caro e complexo do que implementar um SGQ por completo.

Por isso, falaremos sobre esses erros e como atuar para evitá-los, assim você pode começar com o pé direito, maximizando os resultados do seu SGQ. Além disso, caso você já tenha implementado seu sistema, pode conferir os erros comuns citados aqui e promover mudanças na sua empresa. O importante é que até o final desse texto você saberá o que evitar e receberá dicas para ter o SGQ perfeito! Vamos lá?

“Começando do começo”: falta de planejamento

Pode parecer básico, mas planejamento é a chave para implementar um SGQ, e muitas empresas falham neste tópico. Afinal, são tantas ações e etapas que os profissionais envolvidos vão “empurrando com a barriga” e executando as ações sem seguir um cronograma.

Iniciar a implementação sem um plano claro, com etapas bem definidas, cronogramas e alocação de recursos, frequentemente resulta em atrasos, retrabalho e desperdício de esforços. E o pior, faz com que o SGQ seja implementado com falhas e erros que vão prejudicar os resultados da empresa, tornando-a mais lenta no curto prazo e menos sustentável no longo. 

Portanto, antes de mais nada, faça um projeto bem detalhado da sua implementação. Defina o que será feito, quando e quais serão os marcos deste projeto. Outra dica muito importante é estabelecer muito bem as responsabilidades do projeto, fazendo com que cada colaborador saiba o que precisa fazer para apoiar o projeto de implementação e, mais tarde, o SGQ como um todo. Então, não economize no planejamento!

Faça download do Checklist para Implementação da ISO 9001

Treine e comunique: não implemente às escuras!

Diante de um projeto tão grande, muitas vezes, nos esquecemos de comunicar os colaboradores e “explicar o que está acontecendo”. Porém, não informar claramente porque vamos implementar um SGQ pode criar muita resistência entre os colaboradores, o que dificulta a implementação.

Portanto, antes de qualquer atividade de implementação ou mudança de processos, comunique claramente os objetivos e benefícios da implementação do SGQ. Da mesma forma, envolva as pessoas no projeto comunicando o progresso e mostrando as melhorias que a implementação está trazendo.

Para que as pessoas consigam compreender e acompanhar tudo, será preciso treiná-las corretamente, fornecendo clareza e competência para que elas executem as atividades da Qualidade. Sem treinamento adequado, os colaboradores podem não compreender seus papéis, o que prejudica a implementação, a adesão ao SGQ e, posteriormente, a eficácia dos processos.

Portanto, forneça treinamentos sobre a norma ISO 9001, sobre Ferramentas da Qualidade, processos, procedimentos e tudo que for necessário para garantir que elas compreendam o projeto e o SGQ!

Cuidado com a burocratização

Muitas empresas tratam o SGQ como um “checklist” de conformidade com a norma, um simples “sim” ou “não” focado em gerar documentos. Assim, elas acabam se esquecendo de integrá-lo à estratégia e aos objetivos de negócio. Isso reduz o impacto real do sistema na organização e em seus resultados e acaba por trazer mais problemas do que soluções.

Um dos principais reflexos desse tipo de visão é que as pessoas acabam por criar processos excessivamente complexos e sobrecarregados com documentação desnecessária. São papéis e mais papéis criados apenas para o auditor ver, algo que não agrega valor e prejudica a fluidez da empresa.

A conformidade com a norma é fundamental para obter a certificação e assegurar boas práticas na empresa. Porém, cada organização precisa analisar seus processos e implementar as boas práticas de forma integrada ao negócio, aos objetivos e a estratégia da organização. Para isso, sempre parta dos processos para a norma, compreendendo o que já é executado, o que falta acontecer e “personalizando” os requisitos da norma às necessidades da sua empresa.

Engajamento e cultura: o fator fundamental

Todos os erros descritos aqui são complexos e vão prejudicar sua empresa. Porém, a falta de engajamento e uma cultura fraca são os piores. Sem engajamento, as atividades do SGQ irão passar batidas e a Qualidade nunca será uma prioridade nos seus processos. Com uma cultura deficiente, as atividades e tarefas executadas podem ser superficiais e incompletas, focando apenas em serem entregues, e não na qualidade das entregas.

Quando o assunto é o engajamento, um dos principais erros é a Alta Direção não demonstrar comprometimento real ao implementar um SGQ. Sem o apoio ativo e contínuo da liderança, a implementação tende a ser percebida como um projeto isolado e não como parte da estratégia organizacional. Isso faz com que o restante dos colaboradores também não o entenda como importante.

Já no assunto cultura, focar apenas na certificação normativa, sem promover uma mudança na mentalidade dos colaboradores, pode levar a resultados levianos e ilusórios. Um SGQ eficaz depende de todos compreenderem e valorizarem a importância da qualidade para a organização e seus processos.

Portanto, recomenda-se que o projeto de implementação aconteça no formato “Top-Down”, ou seja, “de cima para baixo”. Dessa forma, iniciamos o trabalho pela alta direção e lideranças, promovendo treinamento e conscientização e orientando-as a transmitir isso para os colaboradores. Essa visão, aliada a uma implementação que foca nos processos e em melhorias (e não apenas em na norma) fará com que a cultura seja valorizada e, assim, com que as pessoas se engajem devido à importância do SGQ.

A arte de implementar um SGQ!

Implementar um Sistema de Gestão da Qualidade é uma tarefa que exige muito mais do que seguir normas ou atender a requisitos técnicos. É um exercício de transformar a essência da sua empresa em um sistema vivo, pulsante e integrado à sua estratégia!

Afinal, tal como um artista precisa de uma visão clara do que deseja criar, a implementação de um SGQ começa com a compreensão profunda do propósito da organização, de sua missão, visão e valores. Não se trata apenas de preencher lacunas ou resolver problemas pontuais, mas de construir algo que reflita a identidade e a estratégia do negócio, garantindo que cada parte interessada enxergue valor no sistema.

O processo não é linear, nem mecânico. Ele exige sensibilidade para adaptar ferramentas e metodologias à realidade única da sua empresa. Além disso, é preciso encontrar equilíbrio entre o rigor técnico e a flexibilidade criativa, porque um SGQ que não se adapta às pessoas e ao ambiente ao seu redor será apenas um conjunto de processos engessados, incapaz de gerar transformação real e resultados.

Outro elemento essencial dessa arte é a paixão pela qualidade. Sem o comprometimento genuíno da liderança e o engajamento das equipes, o SGQ corre o risco de se tornar uma obra inacabada, sem vida ou propósito. É necessário cultivar a cultura de qualidade, como quem cuida de cada detalhe em uma pintura, sabendo que as pequenas pinceladas (ações e mudanças diárias) são as que formam o quadro completo.

Por fim, implementar um SGQ é também aceitar que a obra nunca está totalmente concluída. A melhoria contínua é como um artista que revisita sua obra, ajusta nuances, experimenta novas formas de expressar sua visão. Essa é a verdadeira beleza de um SGQ bem implementado: ele não é estático, mas dinâmico, crescendo junto com a organização e se renovando a cada dia.

Com o 8Quali, implementar um Sistema de Gestão da Qualidade não é só seguir regras, mas criar uma verdadeira obra-prima que reflete a identidade e os valores da sua empresa. Vamos juntos moldar um SGQ dinâmico e integrado à sua estratégia, criando resultados duradouros e alinhados com a melhoria contínua.

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