Há sempre muito trabalho na semana de auditoria para qualquer gestão, e com o Gestor da Qualidade não seria diferente.

Portanto, é preciso estar preparado e prever qualquer problema que possa surgir no momento da inspeção, já que todo o sistema para Gestão da Qualidade que a empresa realiza será inspecionado minuciosamente, e todos os processos, documentações e estruturas utilizadas serão analisados na auditoria.

Como estar pronto para uma Auditoria da Gestão da Qualidade?

Auditoria não é um processo padrão que é realizado uma vez por ano. É preciso manter em mente que é essa auditoria que vai dar para sua empresa o selo de qualidade essencial para obter sucesso do seu negócio.

Tendo isso em mente, o que precisa ser feito para se sair bem na auditoria?

1. Esquematizar e padronizar o seu SGQ

Em primeiro lugar, o mais importante é esquematizar e padronizar o seu Sistema de Gestão da Qualidade. Esse passo é extremamente importante, pois sem sistema não há como realizar a auditoria.

É preciso uma reunião com a sua equipe de RH e um consultor especializado em SGQ para que sejam analisados os processos e métodos dentro dos padrões que irão ser avaliados na auditoria.

Depois de definidos os processos internos a serem utilizados, é bom montar um manual ou um guia para cada funcionário constando todos os passos, seus respectivos objetivos, e como cada setor irá cumprir tais objetivos. Assim, os processos serão feitos de forma mais efetiva.

2. Revisar o SGQ

Revise o Sistema periodicamente!

Revisando o seu SGQ você vai perceber eventuais falhas que muitos sistemas de gestão da qualidade deixam passar, e que poderiam comprometer a avaliação durante a auditoria. Além disso, também pode acrescentar ou retirar processos a fim de deixar a Gestão da Qualidade melhor.

3. Reunir as equipes de trabalho

Realize uma reunião com todos os funcionários ou com cada setor, juntamente com o RH, para analisar se os processos e objetivos estão sendo cumpridos e quais foram os resultados obtidos até o momento.

Verifique se a qualidade da empresa de forma geral aumentou, diminuiu ou se encontra estável, e se a qualidade de cada setor também teve alteração. Essas reuniões, definitivamente, vão fazer com que seja percebam como a Gestão da Qualidade está sendo empregada, além disso, garante as melhorias necessárias.

É muito importante que essas reuniões sejam feitas todo mês ou a cada três meses.

4. Manter uma organização

Sabemos que não é fácil prestar atenção a todos os detalhes e que é natural acabar se perdendo. Por isso, se mantenha organizado em todos os processos da sua gestão.

É possível utilizar calendários, planners, marcadores e outras ferramentas para anotar e visualizar de forma prática todos os compromissos, revisões, reuniões, inspeções, etc.

Contudo, com um software para Gestão da Qualidade como o 8Quali, você consegue se planejar e se organizar dentro da própria plataforma do programa, centralizando os dados e utilizando funções como “rastreabilidade” para localizar o que você precisa dentro do software com mais facilidade. Como resultado, te ajuda a ganhar tempo e se manter muito mais organizado.

Leia também: Porque largar as planilhas manuais

O 8Quali é um software completo que te ajuda a estar pronto e seguro para as auditorias. Nós nos preocupamos com a melhor qualidade para a sua gestão. Consulte nosso especialista com as nossas soluções que irão te ajudar a simplificar e dinamizar todo esse processo.

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