Confira quais são os principais documentos internos e como elaborá-los

Para atender os requisitos de qualidade de produtos e serviços é fundamental manter os processos internos alinhados e padronizados, garantindo assim a satisfação do cliente. Uma das formas de alcançar isso é mantendo as informações documentadas (documentos internos) estruturadas e em modelos padrão. Confira quais são os principais documentos internos e como elaborá-los.

Com esses documentos é possível:

• Melhoria contínua dos processos: padronização na execução das tarefas e uso dos equipamentos, eliminação de retrabalhos e minimização de desvios e/ou esquecimentos em uma mesma atividade)
• Competências operacionais: auxílio nos treinamentos, melhora do nível técnico operacional e retenção do conhecimento dos colaboradores mais experientes na função.

1. Procedimento operacional padrão – POP

É um documento interno que correlaciona as atividades executadas com os responsáveis em cada etapa, bem como os recursos utilizados no processo (insumos, equipamentos, etc). Nesse modelo as informações devem ser apresentadas de forma mais macro, mencionando as informações fundamentais de execução.

Para descrever as atividades é fundamental a participação do “dono do processo”, que é o colaborador especialista da função. Ele é a pessoa ideal para especificar as rotinas do processo e, quando possível, fazer a melhoria contínua através de registros de experiências e habilidades das atividades em questão.

A linguagem usada para a descrição desse documento deve ser no nível de entendimento dos colaboradores envolvidos nas tarefas, mas a dica é deixar o mais objetivo possível.

2. Instrução de trabalho – IT

Já a instrução de trabalho é um dos documentos internos que além de correlacionar as atividades e responsáveis conforme o POP faz um maior detalhamento das tarefas, incluindo questões como formas de execução e tempo de cada atividade.

Esse modelo se faz necessário para operações mais técnicas e/ou complexas, pois o documento poderá em alguns casos servir de “guia de consulta” ou “manual”, sempre que necessário.

Da mesma forma que o POP, é essencial a participação do “dono do processo” durante a descrição da IT.

A linguagem no caso da IT também deve ser bem objetiva e, de preferência, até explicada com auxílio de fotos e imagens de “como fazer”, para que as informações fiquem bem esclarecidas.

3. Lista Mestra

E por último, mas não menos importante, é a lista mestra.

Nesta lista são descritas as principais informações dos documentos internos, a fim de realizar uma gestão eficiente dos documentos existentes na empresa (acompanhamento dos prazos de alteração dos documentos, controle de codificação e acompanhamento de revisão dos mesmos).

Vale lembrar que essas documentações são “vivas”, ou seja, devem ser constantemente revisadas buscando a atualização de novas técnicas de trabalho, alterações de processo e até melhorias nos equipamentos envolvidos no processo.

Auditorias internas geralmente são utilizadas para detectar essas necessidades, mas também cabe ao setor realizar esse acompanhamento de forma preventiva.

Para você colocar estas dicas em prática, disponibilizamos para download um exemplo de cada lista. Para baixar basta clicar no botão abaixo:

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