Apesar de parecer algo muito novo ou moderno, o Movimento Paperless nasceu na década de 70 e é uma evolução direta do surgimento da internet e da criação dos primeiros computadores pessoais. Podemos dizer que ele é algo natural, fruto da digitalização que a humanidade começou a experimentar nessa época.

Já no Brasil, o Paperless começou a ganhar força por volta de 2008, já surfando no boom do crescimento da banda larga por aqui. Afinal, convenhamos, tentar aplicar um movimento de digitalização completa em tempos de internet discada ia ser um pouco complicado. (imagine editar documentos online em uma época que esperávamos 2, 3, 5 minutos para carregar UMA ÚNICA IMAGEM 🤣)

De qualquer forma, hoje caminhamos bastante rumo à digitalização, mas ainda há muito trabalho a fazer. Por isso, vale a pena entender o que é o Movimento Paperless e como ele pode ajudar seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) a ser melhor! Então, fica comigo! 

O que é o Movimento Paperless?

De forma mais simples, podemos apenas traduzir o termo Paperless e, assim, compreender seu significado. No inglês, Paper significa ‘Papel’ e Less significa ‘Menos’, assim, Paperless seria algo como “Menos papel” ou até mesmo “Sem papel”. Então sim: esse é o maior pesadelo de Michael Scott e da Dunder Mifflin Paper Company! 🤣

Esse movimento surgiu nos escritórios e tem, portanto, o objetivo de reduzir a quantidade de papel, de documentos físicos. Entretanto, se compreendermos corretamente o que isso realmente significa, vemos que é muito mais que isso. Aqui, buscamos gerar uma verdadeira mudança sistêmica, estrutural, na forma como a informação é criada, armazenada, compartilhada e protegida dentro de uma organização.

O primeiro impacto do Paperless, o fisicamente mais visível, é a redução de papel físico, gerando economia para as empresas e sustentabilidade para o planeta. Isso é importante, mas é, digamos, o menor benefício desse movimento. Ele é uma revolução na forma de pensar, agir e na produtividade das pessoas e empresas.

Paperless: menos papel, mais velocidade

O maior impacto da digitalização e do movimento Paperless é a velocidade. Hoje, conversamos em tempo real com qualquer pessoa do planeta, mandamos mensagem, áudios e até mesmo chamadas de vídeo. Porém, o papel sempre terá uma limitação.

Uma mensagem, imagem ou vídeo viaja a cerca de 200.000 km/s em uma rede de fibra óptica, algo intangível para nós, seres humanos. Convenhamos que você não precisa dessa velocidade para enviar um e-mail para a produção, mas ela está lá! Enquanto você precisaria escrever um memorando, imprimi-lo e caminhar até o destino, o Paperless já o entregou e está tomando um cafezinho.

Na prática, isso significa que todas as informações (documentos do SGQ, por exemplo) estão disponíveis imediatamente após prontas. Isso corresponde a horas e horas de busca por informações reduzidas a instantes de acesso ao software ou repositório. Ou seja, não é uma questão de reduzir papel, mas sim de encurtar distâncias e barreiras no acesso à informação.

Segurança da informação: evolução na velocidade da luz

Um papel que contém segredos de produção, informações obsoletas ou informação secreta pode:

• Ser descartado incorretamente (jogado no lixo, por exemplo);
• Sair voando pela janela;
• Ser compartilhado com alguém que não deveria tê-lo (seja sem querer ou por motivos ilícitos);
• Circular pela organização mesmo com informações obsoletas;
• Ser lido por acidente em cima de uma mesa ou estação de trabalho;
• Manchar com o cafezinho em um acidente absolutamente comum e normal;
• Entre outras infinitas possibilidades.

Quando digitalizamos as coisas, há duas possibilidades: ou esses riscos são completamente eliminados; ou sua chance de incidência se reduz muito!

Se o documento é de acesso online, consumiremos sempre informações atualizadas. Assim como rasurar ou manchar o papel é impossível sem o papel! Já o compartilhamento de informação sigilosa só pode acontecer com senha de acesso (se você tiver o 8Quali, por exemplo), o que reduz acessos por acidente e inibe vazamentos.

Aqui, temos uma rara relação ganha ganha, pois ganhamos muita velocidade sem abrir mão da segurança. Conseguimos resolver um problema sem perder outra coisa importante e crítica para os processos e para a empresa. Ou seja: só vantagens, hehe!

“More benefícios, less custos!”

Outro ponto importante é que tudo isso também traz muita redução de custos. Afinal, imagine quanto vamos economizar em papel, impressão, toner, manutenção de impressoras e mão de obra para tudo isso? Não é só a questão do custo físico, mas também do custo em tempo para imprimir, arquivar, manter tudo funcionando.

Além disso, podemos falar sobre o terror de quem tem rinite alérgica (eu no caso 😅) a famosa Sala dos Arquivos Mofados! Afinal, tanto papel precisa ser devidamente preservado, acondicionado, algo que requer um espaço físico para arquivos. Assim, precisamos do espaço, da temperatura adequada, de medidas de proteção contra incêndios, manutenção e etc, e isso tudo, logicamente, leva a custos!

Além disso, em muitos casos, também precisaremos pensar em como transportar esses documentos. Quando o transporte for interno, é um pouco mais fácil, mas ainda assim vai tomar algum tempo dos colaboradores.

Mudou de sede? Traga o caminhão, encaixote tudo, transporte e passe deliciosas horas organizando tudo… (contém ironia 🫠)

Agora, se a coisa for externa! Bem, no mínimo precisaremos contar com os custos do correio e também com o tempo de entrega…

A documentação e o risco invisível

O grande problema desse cenário é que a documentação pode deixar de ser um mecanismo de controle e passar a ser um risco invisível. Assim, toda a estrutura do SGQ fica exposta sem que nós percebamos.

Quando isso acontece, versões desatualizadas, documentos paralelos, acessos inadequados e controles improvisados criam aquela perigosa ilusão de conformidade. Nos sentimos seguros e achamos que “está tudo certo”. Porém, o que acontece é retrabalho, falhas operacionais, não conformidades ou problemas em auditorias e certificações.

Por isso, mais do que cumprir um requisito normativo, gerir documentos com eficácia é proteger a coerência entre o que escrevemos e o que realmente acontece na operação. É evitar desalinhamento, perda de credibilidade e garantir a segurança das nossas decisões!

E se você quer se aprofundar e entender como a má gestão dos documentos pode transformar a Qualidade em um ponto vulnerável, vale a pena participar do nosso webinar gratuito:

“Qualidade em Pauta: Quando a documentação vira um risco invisível”

Ele acontecerá no dia 25 de fevereiro, às 14:00. Lá vamos entender melhor esse desafio e, é claro, descobrir como evitar esses erros antes que eles apareçam! Inscreva-se:

QUERO PARTICIPAR

Movimento Paperless: o papel vai desaparecer? 🤔

O Movimento Paperless é o futuro! Cedo ou tarde, ele vai tomar conta do mundo, vai “abocanhar” todas as pessoas e empresas. Então, o papel vai acabar, certo? Minha opinião é que calma lá, meu patrão, não é bem assim!

O papel não vai sumir, ele ainda será importante, porém sua utilidade vai mudar. Ele não será mais um meio de acúmulo e preservação de informação, ele não servirá mais para “armazenarmos” as coisas. O papel será um instrumento de criatividade, de criação e reflexão.

Eu adoro rascunhar coisas, criar fluxogramas e desenhar ideias em uma boa e velha folha branca. Ou seja, na hora de pensar, ainda vamos recorrer ao papel em diversas ocasiões. Então calma, Michael Scott! 🤣 Mas na hora de realmente organizar essas informações, distribuí-las entre as pessoas e GARANTIR que elas não se percam, nesse caso é 100% Paperless!

Agora, cabe a nós escolher entre: entrar com os dois pés na porta do progresso e da velocidade ou nos manter no passado, presos ao tempo, espaço e à velocidade do envio das cartas. E aí, qual é a sua escolha?