O item 8.1 Planejamento e controle operacionais faz parte do temido requisito “8:Operação” da ISO 9001:2015. Este requisito é um dos mais extensos da norma, e também um dos mais importantes, uma vez que ele traz boas práticas voltadas aos processos de produção.

Isso significa que ele atua no cerne da empresa, tendo impacto direto nas entregas para o cliente final. Assim, nem é preciso dizer que não conformidades no atendimento a esse item irão, provavelmente, gerar não conformidades nas entregas finais do cliente!

Dessa forma, podemos dizer que a satisfação do cliente está diretamente ligada ao bom atendimento do requisito 8 e seus subitens (8.1 Planejamento e controle operacionais, por exemplo). Dito isto, vamos ao nosso foco de hoje.

Vamos conhecer o item 8.1 por completo, vejamos:

8.1 Planejamento e controle operacionais

 

A organização deve planejar, implementar e controlar os processos (ver 4.4) necessários para atender aos requisitos para a provisão de produtos e serviços e para implementar as ações determinadas na Seção 6 ao:

 

a) determinar os requisitos para os produtos e serviços;

 

b) estabelecer critérios para:

 1) os processos;

 2) a aceitação de produtos e serviços;

 

c) determinar os recursos necessários para alcançar conformidade com os requisitos do produto e serviço;

 

d) implementar controle de processos de acordo com critérios;

 

e) determinar e conservar informação documentada na extensão necessária para:

 1) ter confiança em que os processos foram conduzidos como planejado;

 2) demonstrar a conformidade de produtos e serviços com seus requisitos.

 

A saída desse planejamento deve ser adequada para as operações da organização.

A organização deve controlar mudanças planejadas e analisar criticamente as consequências de mudanças não intencionais, tomando ações para mitigar quaisquer efeitos adversos, como necessário.

A organização deve assegurar que os processos terceirizados sejam controlados (ver 8.4).

 

(ISO 9001:2015, 8.1)

Sozinho, o item 8.1 já é relativamente extenso em comparação a outros trechos da norma, por isso vamos dividir para conquistar! Ou seja, falaremos dele de forma agrupada, compreendendo seus objetivos e importância. Vamos lá?

a), b) e c) – Planejamento: tudo em prol da conformidade 

As três primeiras alíneas do item 8.1 estão ligadas diretamente a busca por conformidade, focando em atender as necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas.

Primeiro, o item estabelece que é necessário “determinar os requisitos para os produtos e serviços”, ou seja, levantar quais são as necessidades que a entrega final precisa suprir. Sem esse levantamento de pré-requisitos, a produção acaba confusa e sem um norte, o que impossibilita alcançar conformidade, uma vez que não existe padrão a buscar.

Feitas as definições iniciais, o item 8.1 Planejamento e controle operacionais introduz a necessidade de estabelecermos critérios que vão nortear a execução dos processos e a aceitação dos produtos ou serviços. Isso é essencial tanto para controlar a operação e garantir que ela está ocorrendo de maneira conforme quanto para garantir um bom controle de qualidade para as saídas.

Isso tudo, é claro, só será possível se as pessoas e processos contarem com tudo que precisam para executar o trabalho. Assim, a alínea c) ressalta que devemos “determinar os recursos necessários para alcançar conformidade” com os requisitos levantados e os critérios que iremos avaliar.

De certa forma, podemos dizer que esses três subitens correspondem a um preparatório, algo que vai tornar a empresa apta a executar seus processos e, assim, criar produtos e serviços que realmente atendem às necessidades e expectativas de seus clientes🎯

d) e e) – Controle: garantindo uma boa execução

Se até aqui planejamos o que fazer, daqui para frente vamos controlar o que está sendo feito. Após as definições iniciais, nossos processos são colocados para rodar e os itens a seguir definem o acompanhamento.

Primeiro, é preciso “implementar controle de processos de acordo com critérios”. Os controles podem ir desde pontos de verificação até análises dos processos ou testes de laboratório (calibrações e ensaios, por exemplo). O intuito aqui é garantir que aquilo que foi planejado seja executado e que as entregas atendam aos pré-requisitos de conformidade.

Por fim, é preciso “conservar informação documentada” sobre os processos e controles executados. Aqui, podemos incluir todo o processo, e essas informações precisam demonstrar que os processos foram conduzidos como planejado, bem como demonstrar a conformidade de produtos e serviços.

A informação documentada é fundamental para conseguirmos atestar conformidade, cumprindo melhor os requisitos do cliente ou de outras partes interessadas (como requisitos legais, por exemplo). Porém, indo além do cumprimento e conformidade, ela pode nos ajudar a coletar poderosos insights sobre os processos e entregas, fornecendo um valioso conjunto de fatos e dados que podem render boas análises e ótimas melhorias para nossas organizações!

Contexto é tudo – adequação, mudanças e provedores externos

Após a alínea e), a ISO 9001:2015 ainda traz algumas informações importantes e que nos ajudam a garantir mais assertividade no planejamento, melhor controle e, assim, maior probabilidade de conformidade.

Primeiro, a norma determina que as saídas do planejamento sejam adequadas à empresa e como ela opera. Isso garante que tanto os controles quanto informações de pré-requisitos sejam realmente úteis, e não apenas burocracia. Além disso, com esse trecho, a norma visa garantir maior flexibilidade para as empresas e um pensamento sistêmico, voltado aos processos e sua execução diária.

Ademais, a empresa deve “controlar mudanças planejadas” ou “mudanças não intencionais”, garantindo que qualquer alteração nos processos será criticamente analisada. Isso ajuda não só a garantir melhorias e melhores ações corretivas e imediatas, como também a mitigar quaisquer efeitos adversos de possíveis alterações nos processos.

Por fim, a norma determina que a organização deve assegurar que os produtos e serviços fornecidos por provedores externos sejam controlados. Nada mais correto, uma vez que esses produtos e serviços podem afetar a conformidades de nossas entregas finais, eles precisam controlados por nós. Isso nos ajuda, inclusive, a exigir melhorias de nossos fornecedores.

8.1 Planejamento e controle operacionais – o coração de qualquer organização!

Se as organizações fossem um corpo humano, o requisito “8.1 Planejamento e controle operacionais” da ISO 9001:2015 seria certamente o coração ❤️

Pense comigo, o coração é responsável por coordenar e controlar o fluxo sanguíneo para garantir que todas as partes do corpo recebam oxigênio e nutrientes adequadamente, certo? Da mesma forma, o planejamento e controle operacionais na empresa são essenciais para coordenar e controlar as atividades diárias de forma eficiente, bem como garantir os recursos necessários para tal.

Além disso, da mesma forma que um coração saudável mantém o corpo funcionando de maneira harmoniosa e coordenada, um bom planejamento e controle operacional garante que todas as partes da empresa estejam alinhadas, trabalhando juntas de maneira coordenada e eficiente para alcançar os objetivos e satisfazer os clientes. Isso tudo, é claro, tanto no corpo quanto na empresa, de maneira sistêmica ♻️

Entendendo essa metáfora, conseguimos também entender muito sobre nossas empresas. Afinal, sem um coração forte e bem regulado, o corpo pode enfrentar desequilíbrios e fraquezas, certo?

Da mesma forma, sem um planejamento e controle operacionais realente eficaz, a empresa pode enfrentar ineficiências, falhas, não conformidades, prejuízo e muitos outros problemas. Portanto, manter o ‘coração’ da sua empresa saudável e em bom funcionamento é essencial para a vitalidade e o sucesso contínuo do corpo empresarial. E só para garantir, não estamos falando sobre corações humanos! 😉

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