Muitas vezes, uma organização precisaria usar o BPMN e nem sabe disso! Sabe quando os colaboradores não têm muita clareza sobre como o processo realmente funciona? Quando há diferentes “interpretações” sobre como executar o mesmo processo em áreas diferentes (ou até mesmo no mesmo setor!). 

Ou então quando a gente sofre horrores para conseguir demonstrar conformidades nas auditorias internas ou externas. Isso quando conseguimos, é claro! Afinal, na maioria das vezes as pessoas tomam decisões baseadas no achismo na “percepção do momento”. Isso tudo sem contar com a impossibilidade de automação ou digitalização do processo, pois nada está bem definido.

Se sua empresa passa por algum desses problemas, o BPMN pode ser a solução! Hoje, vamos compreender seus princípios de funcionamento e descobrir quando utilizá-lo! Assim, até o final do artigo, vamos entender melhor sua aplicação e se ele é melhor que outras metodologias de mapeamento (como o Fluxograma). Então, fica comigo! 😁

O que é BPMN (Business Process Model and Notation)?

BPMN são as letras iniciais (acrônimo) de Business Process Model and Notation, algo que em tradução livre significa “Notação de Modelagem de Processos de Negócio”. Assim, como o próprio nome sugere, o BPMN é uma notação padronizada para modelar processos de negócio.

Para isso, o BPMN utiliza uma linguagem gráfico-visual composta de símbolos simples e regras claras para representar como executamos o trabalho. Ele possui maneiras de mapear todo o funcionamento de uma empresa, desde a aquisição de matérias-primas até a entrega do produto final. Assim como nos ajuda a responder, e esclarecer, perguntas simples, como:

• Quais colaboradores fazem o quê;
• Qual é a ordem de execução do processo;
• Quais decisões precisam ser tomadas e a quais caminhos elas levam;
• Como as atividades se conectam;
• E por aí vai!

O BPMN nos ajuda a transformar processos soltos, muitas vezes abstratos, em algo visível, que podemos analisar, debater e, é claro, melhorar. Isso tudo utilizando símbolos e padrões internacionais, que serão entendidos e integráveis em qualquer lugar do mundo que utilize a metodologia. Para isso, ele utiliza alguns símbolos bem comuns e que nós conhecemos bem! Bora ver isso melhor!

Principais elementos do Business Process Model and Notation

Se você já mapeou processos, está familiarizado com os símbolos usados no BPMN. Isso porque, à primeira vista, ele pode até mesmo ser confundido com Mapas ou Fluxogramas de Processo. Seus principais símbolos são:

• Eventos (círculos 🔵): os eventos representam algo que acontece, delimitando aspectos como o início do processo (onde ele começa), aspectos intermediários (espera, mensagens, tempo, etc) ou o fim (onde o processo termina);
• Atividades (retângulos arredondados 🟦): representam o trabalho em si e aquilo que é ou deve ser executado. Aqui encontraremos tarefas simples, etapas ou subprocessos (processos dentro do processo principal);
• Gateways (losangos 🔷): representam pontos de tomada de decisão que podem alterar o fluxo dos processos. São divididos em 3 tipos principais:
  • Exclusivo: direciona o processo para um único caminho, com base em regra ou condição;
  • Paralelo: executa todos os caminhos ao mesmo tempo, sem a necessidade de decisão;
  • Inclusivo: executa um ou mais caminhos, conforme condições preestabelecidas.
• Fluxos (setas ➡️): são a direção em que o processo deve acontecer, podendo apresentar a sequência ou a ordem das atividades, assim como o fluxo de mensagem, ou seja, como deve ocorrer a comunicação entre áreas.
• Piscinas (representadas por um grande retângulo 🪟): as piscinas envolvem todo o processo ou partes dele, delimitando responsabilidades e, geralmente, são identificadas com o nome do participante (empresa, cliente, fornecedor, sistema);
• Raias (divisões internas dentro do retângulo Piscina 📰): as raias organizam as atividades dentro da piscina, mostrando mais claramente quem é o dono do processo, assim como papéis, áreas ou funções.

BPMN, Mapa ou Fluxograma de Processos: qual deles usar?

É possível dizer que o BPMN entra em cena quando “precisamos de maior tecnicismo”. Mas calma, é um tanto raso dizer isso. Afinal, imagine, por exemplo, mapear um processo complexo, com muitos fluxos, entradas e saídas. É incorreto dizer que o BPMN é a “única ferramenta que consegue dar conta desse trabalho”. Que somente ela conseguiria apoiar o mapeamento.

Mesmo porque o BPMN pode ser considerado um parente do Fluxograma de Processos ou do Mapa de Processos. As três ferramentas utilizam dispositivos parecidos, similares, e podem até mesmo se confundir. Porém, a grande diferença está na “rigidez”!

Quando recorremos ao mapa ou fluxograma, estamos falando de análises humanas, interpretações de auditores, gestores e profissionais que trabalham nos processos. Neste caso, há margem para adaptações, interpretações e alterações no formato ou nível de detalhamento. Afinal, o importante aqui é a compreensão sistêmica do processo ou empresa.

Maior rigor técnico e integração universal

Quando o assunto é o BPMN, isso tudo ainda vale, porém aqui temos um plus: a tecnologia! O Business Process Model and Notation é um padrão mundial e, assim sendo, precisa de rigor e tecnicismo na execução. Podemos dizer, até mesmo, que ele é mais “burocrático”, uma vez que deve ser seguido à risca! Mas neste caso, estamos falando de uma burocracia boa!

Por ser mais padronizado, o BPMN também serve de modelo para a integração com ferramentas diversas de TI. Assim, as coletas, mapas e fluxos realizados por meio dele serão integráveis, fazendo com que processos, desenho e tecnologia da informação “falem a mesma língua”.

Resumindo tudo, podemos dizer que o que realmente importa é o objetivo do mapeamento. Não existe certo ou errado, e sim a necessidade da empresa. Dessa forma, e dito isto, vale considerar:

• Mapa e Fluxograma de Processos – são mais indicados quando o objetivo for entendimento humano e visão sistêmica, algo mais flexível, humano e “interpretativo”;

• BPMN – é mais indicado quando houver necessidade de algo mais rigoroso, padronizado e técnico, algo que servirá para integrar processos e sistemas tecnológicos.

BPMN: quando o processo ganha clareza, a empresa ganha resultados!

Por fim, vale ressaltar que quando processo, padronização e tecnologia caminham juntos, o BPMN deixa de ser apenas um “desenho” e se torna um verdadeiro aliado estratégico! Afinal, ao trazer clareza para a forma como trabalhamos, ele reduz ambiguidades, elimina interpretações conflitantes e cria uma base comum de entendimento entre pessoas, áreas e sistemas.

Assim, mais do que escolher entre BPMN, Mapa ou Fluxograma, precisamos compreender o objetivo do mapeamento. Quando a intenção é alinhar execução, padronização e tecnologia, o BPMN cumpre seu papel ao conectar processos bem definidos a resultados sustentáveis para o negócio. É aqui que mora seu diferencial! Afinal, toda essa clareza se reflete em resultados concretos, como:

• decisões mais consistentes;
• processos mais previsíveis;
• maior facilidade para atender auditorias;
• redução de retrabalho;
• abertura real para automação e digitalização;
• e infinitas vantagens!

Assim, por fim, o BPMN transforma o processo em algo visível, controlável e que evolui mais naturalmente. Isso permite que nossas empresas deixem de reagir aos problemas e passem a agir de forma estruturada. Nós saímos da reatividade e passamos para a ação, para a proatividade! O que faz toda diferença para o mercado, para nossos colaboradores e, principalmente, para nossos clientes!