O levantamento de riscos é essencial para qualquer empresa que busque sustentabilidade. Além disso, ele também é obrigatório para organizações que busquem o famoso certificado ISO 9001! Um bom levantamento de riscos previne problemas, identifica oportunidades e até mesmo incentiva a melhoria contínua!

Porém, mesmo que saibamos sua importância, também sabemos que é um tanto complexo mapear os riscos. Podemos acabar enfrentando o desengajamento dos colaboradores, complexidades específicas de cada processo ou até mesmo sofrer com a falta da mentalidade de riscos. Ou seja, os desafios relacionados ao levantamento de riscos são tão grandes quanto a importância deste processo.

Quando o mapeamento não identifica corretamente os riscos, a empresa acaba sofrendo com diversos problemas. A lista é extensa: aumento com custos de retrabalho e correção, perda de competividade, falhas em prevenir riscos graves ou críticos, problemas para tomar decisões. Porém, o pior de tudo é que isso afeta a Qualidade dos produtos e serviços, prejudicando a satisfação do cliente e fazendo com que a empresa perca reputação!

Por isso, hoje vamos falar um pouco sobre como fazer um bom levantamento de riscos, garantindo que sua empresa possa atuar preventivamente e melhorar processos! Vamos lá?

Relembrando: o que é levantamento de riscos?

O levantamento de riscos é um processo que visa identificar, analisar e avaliar possíveis oportunidades e ameaças que podem impactar nossas empresas. A partir dele, é possível priorizar os riscos e propor tratativas que mitiguem ou eliminem ameaças, ou aproveitem oportunidades.

Este processo é essencial para a gestão de riscos, sendo inclusive um requisito normativo da ISO 9001:2015, sem ele não é possível certificar-se. Além disso, o levantamento de riscos é fundamental para uma boa tomada de decisões, facilitando ajustes estratégicos, ajudando a minimizar crises e assegurar conformidade e integridade processual. Entre os objetivos do mapeamento de riscos, estão:

• Antecipar problemas antes que eles causem prejuízos ou insatisfação do cliente;
• Priorizar ações preventivas e corretivas com base na gravidade e probabilidade dos riscos;
• Garantir conformidade com normas e regulamentações, como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre outras;
• Melhorar a tomada de decisões ao fornecer informações estruturadas sobre ameaças e vulnerabilidades;
• Possibilitar inovações e melhorias baseadas na análise e implementação das oportunidades identificadas;
• Fortalecer a resiliência organizacional, aumentando a capacidade e velocidade de resposta a eventos inesperados.

Apenas reforçando, os riscos da gestão de riscos correspondem tanto a impactos negativos (as ameaças) quanto a impactos positivos (as oportunidades). Muitas vezes, ao falarmos sobre o assunto, as oportunidades são negligenciadas e focamos apenas nas ameaças.

Como fazer um bom levantamento de riscos?

Há várias formas de fazer um levantamento de riscos, porém a mais indicada é a análise das etapas dos processos. Ao analisar cada etapa em separado, conseguimos visualizar melhor as atividades e, assim, identificar oportunidades e ameaças.

Um bom mapeamento dos processos vai ajudar, afinal podemos seguir as etapas descritas no fluxograma e, assim, focar em cada ponto de atenção. Porém, algumas dicas podem fazer a diferença, vejamos:

• Envolva os operadores do processo: o maior erro que podemos cometer é fazer o levantamento de riscos apenas “na salinha da qualidade”. Se não envolvermos os colaboradores que executam diariamente o processo, a chance de não enxergamos algo é gigantesca. Então, em cada etapa, envolva quem realmente põe a mão na massa e faz os processos acontecerem;
• Treine as pessoas envolvidas: outro erro é não fornecer treinamento para os colaboradores. Se as pessoas não forem treinadas, não vão conseguir contribuir, o que também pode deixar riscos e oportunidades de fora. Os colaboradores não precisam ser experts em risco, mas precisam compreender os conceitos básicos para poderem contribuir de verdade;
• Levante ameaças e oportunidades em momentos distintos: também vale a pena separar os momentos do levantamento de riscos (por exemplo, ameaças em um dia, oportunidades em outro). Isso faz com que as pessoas consigam ter maior foco e não se confundam na hora de apontar ameaças e oportunidades.

Registre tudo que for levantado!

Uma das formas mais eficazes de melhorar a gestão de riscos é fazer uma reunião com os envolvidos no processo, analisando etapa a etapa. O famoso brainstorming ainda é a ferramenta mais simples e prática. Basta pedir para as pessoas responderem:

• O que pode dar errado nesta etapa do processo?
• O que pode melhorar essa etapa do processo?

Essas perguntas vão direcionar as pessoas sem usar o qualitês (ameaças, oportunidades, riscos, etc). Vale dizer também que você precisará conduzir o encontro, incentivando as pessoas e fazendo perguntas que as façam pensar e opinar.

Neste momento, apenas colete todas as informações, sem julgar ou analisar. Isso fará com que as pessoas falem mais. Isso enriquece seu levantamento de riscos, assim como engaja as pessoas e faz com que elas sintam mais pertencimento aos processos e a empresa.

Filtre e priorize os riscos

Depois de levantadas todas as ameaças e oportunidades, é hora de filtrar as coisas. Agora sim, iremos analisar probabilidades, impactos e relevância. Alguns dos aspectos podem até mesmo não ser riscos ou não fazer sentido, assim como podem não ser tão importantes no momento, fazendo-se necessária a postergação da tratativa.

Neste momento, pode ser necessário envolver as pessoas do processo, pois a priorização está diretamente ligada ao contexto da sua empresa, dos seus processos e do mercado em que você atua. Muitas vezes, inclusive, é possível envolver até mesmo os clientes em todo o processo de levantamento de riscos, mas isso deve ser uma decisão estratégica e muito bem pensada.

Nesta etapa, também, ferramentas como a matriz de riscos podem ajudar muito, facilitando a visualização de sistemas de gestão com muitos riscos e, assim, propiciando melhor priorização.

Finalizado o levantamento de riscos, partiu tratativa!

Podemos dizer que o levantamento de riscos é apenas a primeira parte do processo. É nele que trazemos luz às ameaças e oportunidades e “descobrimos que elas existem”. Parar aqui não ajuda em nada, o que realmente vai melhorar as coisas é a tratativa dos riscos!

Depois de identificados, analisados e priorizados, é hora de criar planos de ação. Esse assunto é extenso, mas o importante é entender que precisamos criar formas de eliminar ou mitigar os riscos e de aproveitar as oportunidades. Dessa forma, atuamos preventivamente para reduzir problemas, assim como para melhorar as coisas e aproveitar insights.

Aqui, acabamos chegando a um outro problema comum: conseguir atuar em todos os riscos e monitorar os planos de ações! Afinal, uma empresa pode acabar tendo que gerenciar dezenas, centenas e até milhares de riscos ao mesmo tempo. Nesse caso, a melhor forma de garantir boas tratativas é com o Software 8Quali!

8Quali: gestão de riscos simples e prática

O software 8Quali é uma solução especialmente pensada para empresas que querem elevar a Qualidade a um patamar de excelência e satisfação do cliente! Nós oferecemos:

• Painéis intuitivos;
• Formulários customizáveis para avaliação detalhada de riscos;
• Integração dos riscos às não conformidades;
• Registros detalhados;
• Identificação de responsabilidades;
• e muito mais!

Essas funcionalidade facilitam a comunicação e melhoram os processos, ajudando a evitar falhas futuras. Além disso, nosso software proporciona centralização de informações, redução de custos e retrabalho, monitoramento dos riscos da qualidade, segurança das informações, automatização de prazos e processos, relatórios customizados e suporte técnico eficiente. Tudo de melhor reunido em uma única ferramenta! 😉

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