Existe uma frase que afirma que “o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”, e o artigo de hoje está diretamente relacionado com essa frase. Aqui, falaremos sobre o que é KPI e como eles podem ajudar na Gestão da Qualidade.

Ao estabelecer ações de melhoria contínua e de planejamento, é essencial estabelecer parâmetros para fazer comparações entre o momento inicial do planejamento e o momento do controle, verificando o andamento das ações.

Sendo assim, os KPI são essenciais para a Gestão da Qualidade e para a melhoria contínua. Para saber tudo sobre eles, leia este artigo até o final.

O que é KPI?

KPI (do inglês Key Performance Indicator) são conhecidos como os indicadores chave de desempenho, que tem como principal objetivo monitorar o desempenho de uma determinada ação.

Sendo assim, o KPI mede critérios como:

• Tempo ou duração do processo ou atividade em si;
• Custo de operação, incluindo todos os custos que a atividade traz para a empresa;
• Capacidade produtiva, que diz respeito aos resultados, ao volume de produtos vendidos ou serviços prestados;
• Qualidade, de acordo com os parâmetros da norma ISO 9001.

Perceba que todos esses tópicos são essenciais para compreender o andamento das atividades e o monitoramento de tudo o que foi planejado anteriormente, servindo como parâmetro para a melhoria contínua.

Por que utilizá-los?

Utilizar os KPI’s em sua empresa pode trazer resultados tanto para o seu ambiente quanto para o seu ambiente externo.

No ambiente interno, você poderá melhorar continuamente os seus processos, tal como criar um parâmetro de desempenho, padronizando as suas ações e gerando processos competitivos e de qualidade.

Já no ambiente externo, os KPI’s podem lhe proporcionar uma visão mais estratégica e de qualidade, já que considera também o nível de satisfação dos seus clientes, sua capacidade produtiva, dentre outros aspectos.

Por isso, trabalhar com KPI’s é extremamente vantajoso pelo fato de criar um modelo de negócio altamente competitivo, estratégico e diretamente alinhado com os aspectos da norma ISO 9001.

Exemplos de KPI para a sua empresa

Para lhe ajudar a compreender melhor, trouxemos alguns exemplos de KPI que podem ser aplicados em sua organização.

Sendo assim, os principais indicadores (KPI) de qualidade são:

• Eficiência, que está diretamente relacionada com os processos produtivos da sua empresa, considerando o gasto com matéria prima, recursos financeiros, mão de obra e aspectos da produtividade em si;
• Eficácia, que está diretamente relacionada com aspectos como a confiabilidade, durabilidade dos produtos e profissionalismo da sua equipe, e com a percepção dos clientes em cada um desses aspectos;
• Efetividade, que está relacionado com os resultados das suas ações, quando consideramos os seus objetivos estratégicos e o recurso demandado para alcançar estes objetivos;
• Satisfação dos clientes, reclamações e qualidade do atendimento, conforme o proposto pela norma ISO 9001.
• Segurança, que como o próprio nome já diz, se preocupa com aspectos como certificações e cumprimento das normas específicas, nível de devoluções, trocas de produtos e não conformidades.

Com base nesses parâmetros, é possível melhorar continuamente e estar diretamente alinhado com a gestão da qualidade, tal como os seus princípios, gerando competitividade para a sua empresa.

KPI e Gestão da Qualidade

Os KPI’s podem ser utilizados junto ao ciclo PDCA, que por sua vez, abordam indicadores de desempenho das atividades como parâmetro para a melhoria contínua.

De modo mais simples, o próprio ciclo PDCA oferece as métricas e os KPI’s necessários para a melhoria, podendo ser adaptados, remodelados e reavaliados ao fim de cada ciclo.

Contudo, é importante que esta ferramenta seja utilizada de forma estratégica, para assim oferecer uma boa base para a construção dos indicadores.

De forma aplicada, você pode utilizar os seguintes critérios para estabelecer os KPI’s em sua empresa:

1. Realize um planejamento prévio, com base no seu planejamento estratégico, missão, visão, valores e objetivos da sua organização;
2. Verifique os seus processos internos, analisando a fluidez e o desempenho das suas atividades e redefinindo-os caso necessário;
3. Analise os pontos críticos da sua empresa e onde eles podem ser positivos e negativos ao seu processo;
4. Crie objetivos e metas que sejam reais, possíveis de ser executados, e acima de tudo, tangíveis;
5. Realize a medição das suas atividades, estabelecendo critérios que sirvam de base para as suas análises. Este passo pode reunir informações como nome do processo, responsável, definição, periodicidades e metas numéricas;
6. Compare os parâmetros com o que foi executado, verificando onde é possível melhorar;
7. Crie um plano de ação consistente para ser à base do seu processo de melhoria contínua, criando um direcionamento para as suas ações de melhoria;
8. Faça uma análise racional dos seus indicadores, revisando-os e melhorando-os sempre que necessário.

Ao final dessas atividades, você perceberá que o ciclo de repete de forma contínua, criando estratégias de melhoria e estimulando a sua competitividade e visão de negócio.

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