O que eu mais gosto sobre o Mapa de Processo é o quanto ele pode ser simples e ao mesmo tempo complexo. Teoricamente, ele é apenas um mapa, algo que mostra um caminho, uma direção, um “para onde ir” e isso já é algo espetacular. Entretanto, quanto mais nos aprofundamos nele, mais coisas descobrimos.

Os mapas tradicionais apenas marcam o traçado, eles te dizem para onde ir e, assim, como chegar ao baú escondido do pirata. Mas o Mapa de Processo não, ele é mais do que isso, pois ele nos ajuda a conhecer o caminho e a aprender com ele. Dessa forma, não apenas sabemos para onde ir, mas também quais armadilhas evitar, quais rotas otimizar e muito mais.

Ou seja, enquanto o mapa do tesouro só nos leva até um ponto X (literalmente 😅), o Mapa de Processo é um tesouro por si só. Assim, podemos dizer que a recompensa é dobrada, além das moedas de ouro (resultado final do processo), também conquistamos formas de trilhar melhor outros caminhos. Fora das metáforas, isso significa mais estabilidade, menos retrabalho e desperdício, menor lead time, mais produtividade, e por aí vai!

Assim sendo, é claro que teríamos um super artigo por aqui! Vamos falar sobre essa ferramenta, sobre suas utilidades, importância e como “chegar nela”. E como de costume, bora abrir nosso texto de hoje com um super vídeo!? 😁

Conversando sobre Mapa de Processo 📍🗺️

Além deste texto, temos um super vídeo lá no nosso canal do Youtube! Nele, sintetizo as principais informações deste artigo e faço algumas outras reflexões. Assim, temos uma ótima oportunidade de aprender um pouco mais e treinar nossas equipes.

Te espero por lá também! Para assistir, basta clicar abaixo:

O que é um Mapa de Processo?

Respondendo de forma objetiva, o Mapa de Processo é uma representação gráfica de um processo e suas interações ou dos processos e interações de uma empresa. Ele descreve cada macrofluxo de forma a podermos compreender sua organização mesmo não estando fisicamente presentes.

A depender de como é montado, um bom Mapa de Processo pode mostrar como os processos da empresa se interligam, suas funções e conexões com a cadeia de valor e, assim, como tudo se encadeia para entregar valor ao cliente e alcançar os resultados planejados. Então, podemos dizer que eles documentam todo o fluxo de uma operação, incluindo entradas, processos de transformação e saídas.

Além disso, os mapas de processo podem ajudar a atender exigências normativas. A ISO 9001, por exemplo, exige que alguns processos (como os do SGQ) estejam determinados, sequenciados e com documentações que os apoiem. Essa ferramenta pode ajudar a atender todos esses critérios.

Outro fator interessante é que ao analisarmos o MP (sigla que vou usar, de vez em quando, para Mapa de Processo 😉) é que compreendemos a empresa de forma mais sistemática. Isso possibilita, por exemplo, incrementar melhores pontos de controle, encontrar oportunidades, melhorar o layout, e muito mais!

Benefícios gerais de um bom Mapa de Processos

A título didático, bora fazer aquela nossa listinha tradicional. Não seria possível falar sobre tudo que esta ferramenta pode proporcionar para todos os contextos existentes, mas as principais vantagens de adotar o Mapa de processos são:

• Aumento da visão sistêmica: ao analisar todas as etapas e pontos de interação, conseguimos visualizar a empresa de forma completa, o que melhora nossa compreensão sobre o todo;
• Maior clareza sobre responsabilidades e entregas: com um bom MP, as pessoas compreendem de onde vêm suas demandas e para onde vão suas entregas, fazendo com que o processo deixe de ser “uma tarefa isolada”;
• Base sólida para gestão por indicadores: a visão panorâmica dos processos facilita compreender quais pontos precisam ser monitorados. Algo que, inclusive, pode facilitar o direcionamento das metas e dos objetivos da empresa;
• Redução de gargalos: ao alimentar o Mapa de Processos com dados reais, é possível compreender onde estão os gargalos gerais do processo e, assim, trabalhar para que eles reduzam ou até mesmo sejam eliminados;
• Eliminação de retrabalho e desperdícios: compreender o fluxo de trabalho pode ajudar a reduzir erros e gastos. É possível direcionar melhor os recursos, mão de obra e até mesmo maquinários, melhorando a eficiência e reduzindo os problemas operacionais; 
• Maior engajamento dos colaboradores: a confusão é o que mais desengaja as pessoas! Quando colaboradores não sabem o que precisam fazer e porque isso é feito, eles tendem a dar menor importância ao trabalho. Um bom Mapa de Processo pode ajudar a esclarecer o processo e mostrar o impacto final dele.

Fatores comuns apresentados em um Mapa de Processo

Além do macrofluxo do processo, o MP costuma trazer diversas outras informações importantes e que nos ajudam a tomar melhores decisões.

Esses dados diferem de processo para processo, além de poderem ser personalizados para atender aos interesses específicos da sua empresa e contexto. Entretanto, alguns deles são, digamos, universais. Então, vejamos:

• Entradas (ou Inputs): tudo que o processo recebe de outro processo ou de uma parte interessada;
• Etapa (ou processo): trabalho desenvolvido para alterar, modificar ou transformar as entradas em um produto ou serviço;
• Saídas (ou Outputs): aquilo que o processo e suas etapas entregam. Podemos dividir esse aspecto em 2 tipos:
  • saída interna: quando é entregue para outro processo interno ou colaborador;
  • saída externa: quando vai para o cliente externo;
• Responsáveis (também chamados “Donos do processo”): aqueles que garantem o desempenho e a melhoria do processo ou que executam o trabalho;
• Recursos: pessoas, equipamentos, sistemas, métodos, máquinas, ferramentas (entre outros fatores) que tornam possível executar o processo e, assim, realizar a transformação de entradas em saídas;
• Indicadores: maneiras pelas quais o processo é medido para confirmar sua eficácia, eficiência e conformidade. Também podem ser chamados de pontos ou dispositivos de controle;
• Riscos e oportunidades: fatores que podem impactar o processo, podendo ser positivos ou negativos:
  • Negativos: prejudicam os resultados da empresa, também chamados de “ameaças”;
  • Positivos: auxiliam no atingimento dos objetivos, também chamados de “oportunidades”.

Fatores “personalizados” em um Mapa de Processo

Apenas ressaltando, é possível personalizar os mapas para que eles apresentem outras informações importantes e, assim, ajudem o seu contexto em específico.

Imagine, por exemplo, uma empresa que tem um Sistema de Gestão Integrado (SGI) com diferentes normas. Além disso, os escopos de certificação destas normas variam de processo a processo, não sendo aplicáveis universalmente. Dessa forma, determinada etapa pode ser certificada por uma norma, enquanto não o é por outra.

Neste contexto, seria possível acrescentar quais normas são requisitos de cada etapa ou processo. Isso facilitaria, além de garantir que, ao fazermos uma mudança, ela não atenda especificamente a uma ou outra norma. Assim, em caso de processos que se cruzam, por exemplo, poderíamos tomar decisões muito mais acertadas.

Diferença entre “Mapa de Processos” e “Fluxograma de Processos”

Acredito que esse seja o assunto mais “complexo” do texto. Afinal a diferença é um pouco nebulosa, talvez até inexistente. Mas calma, assim como fazemos no processo, vamos por partes!

Tecnicamente, o Mapa de Processos é mais amplo, mais macro. Na teoria, ele não apresentaria o processo decisório, por exemplo, apenas as ramificações macro (se elas existirem). Em alguns casos, poderiam ser apenas bloco interligados (vários Diagramas de Tartaruga, por exemplo). Já os fluxogramas seriam um detalhamento mais minucioso do processo, usado para orientar e facilitar a execução do trabalho.

Entretanto, as duas ferramentas são bastante parecidas, sendo até mesmo “iguais” para alguns profissionais. No geral, vemos que o Fluxograma de Processos acaba sendo apenas uma ferramenta para a criação do Mapa de Processo (que seria a saída do processo de mapeamento). Muitas vezes, o que diferencia mesmo é a forma como eles são construídos e, assim, o nível de detalhamento que é empregado.

Além disso, no geral e na prática, não haverá grandes problemas se você confundir um e outro. Mas, para auditorias, reuniões mais complexas e contextos específicos, vale se atentar. Além de que, o que realmente fará diferença é a funcionalidade e compreensão de cada ferramenta.

Inclusive, temos outro conteúdo completo sobre como fazer um bom fluxograma de processos. Se liga:

Como elaborar um Mapa de Processos

De forma geral, o Mapa de Processos segue as diretrizes da criação de fluxograma, sendo, inclusive, muito similar. Então, caso você queira aprofundar seus conhecimentos, recomendo a leitura do nosso Guia Completo de Montagem de Fluxogramas! 😉

A principal diferença, no entanto, entre o Fluxograma e o Mapa de Processos é sua amplitude. Enquanto o Fluxograma é extremamente detalhado, contendo cada etapa, tarefa e decisão, o Mapa de Processo é mais enxuto, trazendo apenas os processos principais e a estrutura operacional geral da empresa. Assim, o Mapa mostrará apenas a empresa de forma mais geral, focada e restrita.

Para isso, nosso primeiro passo é realizar o mapeamento macro dos processos existentes na empresa. Ou seja, analisar e listar quais processos fazem com que nossas compras, pessoas e recursos transformam matérias-primas em produtos e serviços.

No Mapa, cada processo será representado por uma caixa ou retângulo (tal qual no fluxograma) e depois eles serão interligados por setas e traços. Também utilizaremos círculos (ou formas ovais) para a primeira e para o último macroprocesso da operação.

Imagine, por exemplo, que nossa empresa produz uma determinada peça (que chamaremos de “Peça A”). Após o mapeamento macro, descobrimos que para produzir esse item, precisamos:

• Planejar a produção
• Comprar matérias-primas
• Receber e inspecionar as compras
• Realizar a produção (operação)
• Fazer a entrega das peças
• Coletar a percepção de nossos clientes (o que fazemos por meio do NPS – Net Promoted Score)

Dessa forma, nosso Mapa de Processo seria algo mais ou menos assim:

Aprofundando o Mapa de Processos (com Diagrama de Tartaruga)

Convenhamos que o mapa acima, apesar de útil em diversos contextos, é bastante restrito. Assim, para melhorar nossa compreensão sobre o processo, podemos aprofundar um pouco a análise, ainda que sem descaracterizá-lo como mapa.

Para isso, o que geralmente se costuma fazer é mapear o funcionamento macro de cada um dos macro processos avaliados. O que quero dizer é: não vamos desenhar o fluxo do processo, mas suas entradas, saídas e informações vitais. E, para isso, costumamos mapear as informações básicas, sendo elas:

• Entradas (Inputs)
• O Processo em si (Operação)
• Saídas (Output)
• Responsáveis (quem)
• Métodos e/ou Procedimentos (como)
• Recursos e Infraestrutura (com o quê)
• Medições (Indicadores e/ou Avaliação de desempenho)

Além disso, para melhor compreensão, costumamos organizar essas informações em um diagrama cujo centro é o processo e as bordas são as informações. Por causa desse formato, essa ferramenta é conhecida como Diagrama de Tartaruga. Se liga como fica:

Essa representação é muito útil para compreender cada subprocesso e, assim, o processo como um todo. Além disso, podemos encadear vários Diagramas de Tartaruga, criando uma fila de tartarugas e, assim, compreendendo o macro processo como um todo.

Há também a possibilidade de mapear outras informações importantes e que façam sentido no seu contexto. Já falei disso em capítulos anteriores, mas acredito que valha a pena citar aqui novamente.

Além disso, lembre-se, porém, que caso você precise de informações muito minuciosas e muito detalhadas, talvez seja melhor recorrer ao Fluxograma de processos e, assim, fazer o desenho completo do fluxo processual e suas tomadas de decisão. 😉

Tipos de mapas de processos (formatos diferenciados)

Algo interessante, também, é que podemos organizar visualmente o Mapa de Processos de diferentes formas. Cada uma delas ajuda a compreender melhor determinados fatores e, assim, melhora a análise estratégica. De forma geral, existem 3 formatos. Vejamos cada um deles!

• Formato Cascata ou Horizontal: É a maneira mais comum, como conhecemos os fluxogramas por exemplo. Ele mostra o fluxo da esquerda para a direita, em linha e de forma mais “achatada”. É, geralmente, o formato mais usado em empresas certificadas ISO 9001 devido a seu desenho visual e intuitivo;
• Formato de Pirâmide (Top-Down): formato mais administrativo e usado na Alta Direção, mostra a hierarquia processual e transmite a ideia de sustentação e alinhamento estratégico. Aqui, enxergamos uma pirâmide em que temos:
  • Topo: processos de gestão e alinhamento estratégico;
  • Meio: os principais processos de produção (a operação em si);
  • Base: os processos de apoio.
• Formato Circular: apresenta a empresa como um sistema cíclico, integrado e sistêmico. Nele, todos os processos se retroalimentam, usando as informações para sustentar a melhoria contínua. Geralmente, é bastante usado no tático pois pode ser organizado em formato PDCA e, assim, ajudar a impulsionar a cultura de melhorias.

Transformando processos em um mapa do tesouro!

Desenhar um Mapa de Processos é uma forma de traduzir a essência do funcionamento da organização. E agora, com o novo módulo Mapa de Processos do 8Quali, essa visão deixa de ser estática para se tornar viva, integrada e colaborativa.

O 8Quali permite criar modelos completos em BPMN ou Diagrama de Tartaruga, com editor visual intuitivo e recursos avançados de aprovação, validação e rastreabilidade. Você pode importar fluxos já existentes, vincular documentos, indicadores e riscos, e manter todo o histórico de versões e revisões de forma automatizada. E tudo isso centralizado, dentro de um mesmo ambiente de gestão!

Criamos tudo que você precisa: controles de permissão e um workflow inteligente de elaboração, consenso e aprovação. Assim, nosso novo módulo garante que cada processo seja criado, validado e mantido de acordo com os padrões de qualidade que você busca, mas sem perder agilidade!

Além disso, a integração com os demais módulos do 8Quali (como Documentos, Indicadores e Riscos) transforma o mapa de processos em uma central de governança, onde cada fluxo é conectado à estratégia e às metas da empresa. Portanto, ao adotar o Mapa de Processos do 8Quali, sua empresa não apenas cumpre a ISO, ela entende, mede e aprimora seus processos de forma contínua e integrada. Ou seja: com Qualidade!

Então, chegou a hora de tirar o mapa da parede e colocá-lo nas mãos dos seus colaboradores, para que ele deixe de ser apenas um documento e passe a ser um verdadeiro guia rumo ao tesouro dos resultados! Clique no botão abaixo e conheça o novo módulo de Mapa de Processos. Juntos, vamos levar sua gestão para outro nível!

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA

A história dos mapas e a evolução da humanidade

De forma geral, o mapa é uma das mais importantes ferramentas humanas. Por meio deles, nos orientamos, localizamos e até mesmo ensinamos outras pessoas a percorrer e descobrir o mundo.

Um dos primeiros mapas registrados, por exemplo, foi elaborado pelos povos babilônios por volta de 2500 a.C. Gravado em uma placa de argila cozida, o mapa retratava o vale de um rio (possivelmente o Eufrates) localizado na antiga região da Mesopotâmia. Assim, há cerca de 4500/5000 anos, nós já buscávamos formas de mapear e seguir direções.

Já os famosos Mapas do Tesouro, presentes em histórias de piratas e aventureiros, é muitas vezes mais lúdico do que prático. Entretanto, eram metafóricos e de certa forma codificados. Tudo isso para que o tesouro não caísse em mãos erradas. Já aqui, mesmo nos mais arcaicos dos tempos, os mapas eram necessários e, a seu modo, complexos.

Agora, se essas ferramentas levaram a grandes aventuras e muitas riquezas em uma época que o próprio papel mal existia, imagine o que ela pode fazer em tempos modernos. Sua nova versão, melhorada e moderna, o Mapa de Processo é uma forma de corrermos atrás de resultados incríveis e caminhos inovadores. 

Antes, os mapas eram uma ferramenta passiva, a qual apenas seguíamos para chegar ao famoso “X que marca o local” (algo que, inclusive, não existia na prática). Agora, entretanto, o Mapa de Processos é uma ferramenta moderna, prática, ele é uma forma de não apenas seguirmos nossos planos, mas de construirmos nossos resultados! De moldarmos o futuro!

E, assim sendo, só segue o mapa quem busca encontrar e construir o extraordinário. Você vai ficar de fora dessa? 👊🏻😁